秘書(shū)工作技能之改進(jìn)公文寫(xiě)作的幾點(diǎn)思考
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要想寫(xiě)出具有較高質(zhì)量且能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的公文，必須注意寫(xiě)作的方法。我認(rèn)為應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
一、領(lǐng)導(dǎo)意圖既要領(lǐng)會(huì)，又要反饋。公文是組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖的載體，而組織意圖往往也是通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)意圖來(lái)體現(xiàn)的，所以撰寫(xiě)公文必須首先弄清楚領(lǐng)導(dǎo)的意圖。在接受撰寫(xiě)任務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)交代意圖之后，需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖進(jìn)行學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)和補(bǔ)充完善。但是又不能局限于此，在條件允許的情況下，還需要向領(lǐng)導(dǎo)反饋這些情況，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)予以確認(rèn)。要看到，
秘書(shū)人員雖然是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，然而畢竟不是領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖領(lǐng)會(huì)得是不是準(zhǔn)確完整、是不是深刻透徹，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的補(bǔ)充與深化是否得當(dāng)妥帖、是否恰到好處，事實(shí)上仍然存在不少未知數(shù)。如果有條件向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行必要的反饋，得到領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)，寫(xiě)作起來(lái)就有了“主心骨”、“定盤(pán)星”，就真正有了“底氣”，就容易做到與領(lǐng)導(dǎo)思維同頻共振。在實(shí)際工作中，不要有怕打擾領(lǐng)導(dǎo)或怕領(lǐng)導(dǎo)嫌“啰唆”的心理，在時(shí)間相對(duì)比較寬松的時(shí)候，與秘書(shū)人員共同商討、研究如何將公文寫(xiě)出新意、寫(xiě)出水平，也是領(lǐng)導(dǎo)同志愿意去做的一件事情。
二、意見(jiàn)征求既要“后置”，又要“前置”。公文起草完畢之后，往往要征求其他領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完 這是非常必要的，也是提高公文質(zhì)量的有效手段。但是，僅僅在事后征求意見(jiàn)也有一定的局限性。雖然有了現(xiàn)成的“靶子”，大家可以很方便地提出自己的意見(jiàn)，但很多人的思維也有可能會(huì)被限制在對(duì)已有稿件的修修補(bǔ)補(bǔ)上，即便有什么好的想法，也未必愿意再提出來(lái)了。所以，在條件允許的情況下，除領(lǐng)會(huì)和反饋領(lǐng)導(dǎo)意圖外，把征求其他領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)的工作適當(dāng)“前置”，對(duì)提高公文起草的質(zhì)量和效率也會(huì)大有裨益。
三、素材收集既要臨時(shí)，又要平時(shí)。“巧婦難為無(wú)米之炊”，搜集好材料是寫(xiě)好公文的基礎(chǔ)和前提。領(lǐng)受任務(wù)之后，根據(jù)文稿起草的要求搜集材料，這是公文寫(xiě)作流程的重要一環(huán)。但在搜集素材方面，也絕不能忽視把功夫下在平時(shí)。“平時(shí)不燒香，臨來(lái)抱佛腳”，視野狹窄，時(shí)間倉(cāng)促，就不能保證材料的數(shù)量和質(zhì)量。只有把功夫下在平時(shí)，才能臨陣不慌，保證寫(xiě)作的順利進(jìn)行。要做一個(gè)“有心人”。毋庸諱言，秘書(shū)人員平時(shí)工作比較多、比較忙，很難抽出專(zhuān)門(mén)的時(shí)間來(lái)做素材收集工作。因此，必須結(jié)合其他工作一起來(lái)做。事實(shí)上，只要處處留心，就可以收集到大量鮮活、真實(shí)、有用的素材。搜集到了素材，還要做好梳理、消化工作，理出頭緒，分門(mén)別類(lèi)地登記、編好索引后保存。這樣在使用的時(shí)候就可以得心應(yīng)手、信手拈來(lái)，像探囊取物那樣方便。平時(shí)注意搜集素材并注意融會(huì)貫通，擁有了充足的儲(chǔ)備，再加上接受任務(wù)之后的努力，就可以滿足寫(xiě)作的素材需求，圓滿完成寫(xiě)作任務(wù)就有了很好的基礎(chǔ)。
四、時(shí)間安排既要“后緊”，又要“前緊”。 公文寫(xiě)作一般是有時(shí)間要求的，質(zhì)量固然重要，效率也不可少，這就需要我們注意合理安排時(shí)間。在掌握時(shí)間節(jié)奏方面，既要“后緊”又要“前緊”，“前松后緊”或“前緊后松”都要不得。開(kāi)始時(shí)松松垮垮，到頭來(lái)搞突擊，難以保證寫(xiě)作的質(zhì)量。一旦遇到意外情況不得不占用時(shí)間，還有可能完不成任務(wù)。開(kāi)始時(shí)非常努力，感覺(jué)寫(xiě)得差不多了就放松下來(lái)，也是不行的?？傊獙?xiě)好公文，就要樹(shù)立強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，一旦接受寫(xiě)作任務(wù)，就要全身心投入，前期抓緊時(shí)間進(jìn)行充分的醞釀構(gòu)思，后期進(jìn)行充分的斟酌修改，一直保持緊張狀態(tài)，善始善終，直到圓滿完成寫(xiě)作任務(wù)。