如何解決供應(yīng)商和用戶部門(mén)的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題
作者: 來(lái)源: 文字大小:[大][中][小]
一、修正行為的存檔處理
為了采購(gòu)方和供應(yīng)商雙方利益，對(duì)修正行為的處理有必要存檔，這一處理行為指出了供應(yīng)商行動(dòng)的不協(xié)調(diào)，并確保一個(gè)長(zhǎng)期的解決方案。一個(gè)典型的處理過(guò)程大概包括以下步驟：
第1個(gè)階段 解決手邊的問(wèn)題，對(duì)修正過(guò)程的第1階段是要處理好不合格的商品和服務(wù)：
第1步 認(rèn)清不合格之處。清楚認(rèn)識(shí)到工作中的問(wèn)題和工作說(shuō)明或指示，據(jù)此確定商品或服務(wù)不合格之處。準(zhǔn)備一份書(shū)面報(bào)告，包括圖片和圖像，數(shù)碼相機(jī)是將問(wèn)題記錄下來(lái)的理想工具，因?yàn)閳D片可以用電子郵件傳送給供應(yīng)商。
第2步 與供應(yīng)商接觸?？陬^上和供應(yīng)商接觸后，如果需要，可以緊跟著附上一份細(xì)致全面描述問(wèn)題的書(shū)面報(bào)告，供應(yīng)商有相權(quán)在UCC下檢查不合格的產(chǎn)品并對(duì)維修或更換不合格貨物做出決定。因?yàn)閁CC并未涵蓋服務(wù)項(xiàng)目，因此供應(yīng)商需要確保工作指示已包含對(duì)UCC涵蓋項(xiàng)目的說(shuō)明，如果供應(yīng)商選擇讓采購(gòu)組織來(lái)解決問(wèn)題，那么它必須得到采購(gòu)方的書(shū)面同意，對(duì)于供應(yīng)商的代理人來(lái)說(shuō)，它將愿意檢查出故障并核算問(wèn)題解決的損失。
第3步 獲取供應(yīng)商的完工日期。如果供應(yīng)商選擇解決故障，那么得獲取一份完工日期的書(shū)面意見(jiàn)。
第2個(gè)階段 從供應(yīng)商證實(shí)不合格商品的原因并確保什么樣的維修活動(dòng)正在實(shí)施商將不會(huì)讓故障再發(fā)生這段時(shí)間內(nèi)為每一份報(bào)告確定一個(gè)日期。
第3階段 證明維修活動(dòng)已經(jīng)完成并且結(jié)果已獲得。
修正過(guò)程的目的是實(shí)現(xiàn)正確和有效的更改，從而消除問(wèn)題的原因。
二、根源分析
根本的原因是問(wèn)題產(chǎn)生的基本、潛在的原因，進(jìn)行修正就像在問(wèn)題上進(jìn)行簡(jiǎn)單的一項(xiàng)補(bǔ)救措施。通過(guò)解決根本的原因，采購(gòu)方不會(huì)讓錯(cuò)誤再一次發(fā)生。根源分析就像剝洋蔥一樣，一次一層，最終到達(dá)其核心，當(dāng)然這一過(guò)程經(jīng)常伴隨著巨大的痛苦。常常，認(rèn)識(shí)根源將導(dǎo)致管理制度或管理系統(tǒng)的變革，解決根本問(wèn)題的同時(shí)常常也會(huì)解決其他問(wèn)題。
根源分析提供了一種邏輯學(xué)方法，證明原因和影響的關(guān)系，在根源分析中，采購(gòu)方：
●收集相關(guān)數(shù)據(jù)；
●認(rèn)識(shí)引發(fā)問(wèn)題的內(nèi)部原因：
●分析所有可行性預(yù)防措施選擇的相對(duì)收益和成本。
幾種較好的工具能幫助識(shí)別根本原因。。這些工具包括計(jì)劃箱、檢查表、控制圖、直方圖、原因影響圖、五原因法和帕雷托圖。識(shí)別根本原因的關(guān)鍵在于收集那些在檢查中與處理程序的詳細(xì)運(yùn)作有關(guān)的數(shù)據(jù)，然后這些數(shù)據(jù)被用于識(shí)別可能發(fā)生的問(wèn)題以做進(jìn)一步的分析。一旦根本性的原因被查明，解決方案將被制定出并得到實(shí)施。
三、修正行為的選擇
采購(gòu)方處理不合理商品和服務(wù)的幾種可行性選擇包括：
1.向供應(yīng)商退貨
不合格的商品應(yīng)被挑選出退給供應(yīng)商，
采購(gòu)人員被要求提供足夠的保護(hù)貨物的措施直至供應(yīng)商為退還不合格的貨物做出決定。供應(yīng)商可能維修產(chǎn)品或提供新的材料，通常，運(yùn)輸費(fèi)用將由供應(yīng)商支付。如果是服務(wù)，采購(gòu)方無(wú)法退貨，可行的選擇是對(duì)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的服務(wù)商議一個(gè)折扣價(jià)，或者讓供應(yīng)商重新服務(wù)。
2.文件的修改
如果不合格只是簡(jiǎn)單地由于文件不合理，那么供應(yīng)商可不必更換產(chǎn)品而只配置正確的文件。
3.部件和原料的改造
供應(yīng)商可能選擇讓采購(gòu)方改造不合格的商品，并且采購(gòu)方要么向供應(yīng)商索取修理費(fèi)，要么供應(yīng)者向采購(gòu)方打欠條。這提供了一個(gè)比供應(yīng)商改造產(chǎn)品或服務(wù)更快的解決方法，但這一解決方法必須事先得到供應(yīng)商的同意。
4.重新商議
采購(gòu)方可能選擇重新商議合同條款，包括支付方式、發(fā)貨數(shù)量，或不合理的程序如不合格產(chǎn)品可以低價(jià)賣出。當(dāng)一項(xiàng)服務(wù)被認(rèn)定為“不合格”時(shí)，通常是對(duì)必須承擔(dān)的特定影響達(dá)成共識(shí)以使最終的服務(wù)結(jié)果對(duì)采購(gòu)組織來(lái)說(shuō)是可以接受的。
5.銷毀
如果不合格產(chǎn)品毫無(wú)用處，協(xié)議必須規(guī)定將其銷毀，供應(yīng)商有責(zé)任制定這樣的協(xié)議。
6.再培訓(xùn)
有時(shí)供應(yīng)鏈中不合格的商品或服務(wù)是由于供應(yīng)商的專業(yè)人員或其他人員的不適當(dāng)或不正確的培訓(xùn)所導(dǎo)致的。再培訓(xùn)確保了合格的方法或生產(chǎn)得到實(shí)施，能夠減少或根除將要發(fā)生的問(wèn)題。
一些修改行為的選擇已在上文中粗略地討論過(guò)了。采購(gòu)方可向供應(yīng)商退貨，這種情況下供應(yīng)商可能維修產(chǎn)品并送還給采購(gòu)方，或更換產(chǎn)品，或向采購(gòu)方打欠條。供應(yīng)商可將產(chǎn)品修好或者在供應(yīng)商自己的工廠中維修，或者在第三方處維修產(chǎn)品，銷毀廢棄的材料是供應(yīng)商的責(zé)任。
還有必要復(fù)查內(nèi)部制度和生產(chǎn)程序，比如，組織內(nèi)部的一些變化是否被忽視了，即人員、管理、工程設(shè)計(jì)的變化，或計(jì)劃改變工序。對(duì)更多進(jìn)一步的修正行為選擇的考慮也是明智的。是否現(xiàn)在應(yīng)找一個(gè)新的洪應(yīng)商？采購(gòu)組織是否應(yīng)該實(shí)施一項(xiàng)供應(yīng)商培訓(xùn)計(jì)劃？是否管理層制定的計(jì)劃在第三層供應(yīng)商的水平上影響了產(chǎn)品質(zhì)量？