PDCA循環(huán)在企業(yè)培訓(xùn)管理中的分析
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一、PDCA循環(huán)對提升企業(yè)培訓(xùn)管理工作的現(xiàn)實意義
1.變經(jīng)驗的培訓(xùn)管理為科學(xué)的培訓(xùn)管理
PDCA循環(huán)強調(diào)總結(jié)培訓(xùn)各階段的經(jīng)驗教訓(xùn),逐步形成企業(yè)培訓(xùn)管理工作的長效機制。
2.變復(fù)雜的培訓(xùn)管理為簡單的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
PDCA循環(huán)的每一階段都有章可循,把復(fù)雜的事情變得簡單,再把簡單的做成標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行。
3.規(guī)避培訓(xùn)管理風(fēng)險
PDCA循環(huán)嚴(yán)格有序的管理策略,可以規(guī)避重復(fù)培訓(xùn)、無效培訓(xùn)、培訓(xùn)人員流失、培訓(xùn)需求調(diào)查走過場等培訓(xùn)風(fēng)險。
4.造就和培育培訓(xùn)管理人才
PDCA循環(huán),是尊重管理的客觀普遍規(guī)律總結(jié)提煉出來的經(jīng)驗結(jié)晶,給管理者以智慧的啟迪,使培訓(xùn)管理者從理念上、方法上、手段上更加開放嫻熟,并且以更加積極、奉獻、理性、科學(xué)的管理態(tài)度改進培訓(xùn)管理流程,追求卓越品質(zhì)。
二、PDCA循環(huán)在企業(yè)培訓(xùn)管理中的具體應(yīng)用
1.第一階段(Plan):策劃
(1)分析培訓(xùn)管理工作的現(xiàn)狀,找出存在的問題
調(diào)研總體方案由人力資源部門擬定,其他部門協(xié)調(diào)配合。要求調(diào)查目標(biāo)明確、調(diào)研組成員結(jié)構(gòu)合理、調(diào)查對象有針對性、調(diào)查的方式恰當(dāng)。調(diào)研前事先確定調(diào)查的課題、成員組成。調(diào)查組成員針對調(diào)查對象的不同分別采用問卷調(diào)查、面對面調(diào)查、自由式調(diào)查的方式開展調(diào)研。如開展零售專業(yè)線的培訓(xùn)需求調(diào)查,調(diào)查的對象至少應(yīng)該包括營銷負(fù)責(zé)人、二級公司經(jīng)營管理人員、加油站管理人員和操作人員,如果涉及設(shè)備設(shè)施管理及數(shù)質(zhì)量管理的,應(yīng)征詢安全數(shù)質(zhì)量管理處的意見。如果涉及加油站賬表體系管理的,應(yīng)征詢
財務(wù)管理部門人員的意見。
(2)通過培訓(xùn)調(diào)查后,找出產(chǎn)生問題存在的影響因素
假設(shè)開展的是兼職教師缺乏因素分析,通過整理、歸納、找出如下影響因素:
企業(yè)現(xiàn)行人員素質(zhì)不高,選拔不出更優(yōu)秀的教師。
沒有教師選拔任用的合理通道。
兼職教師的課酬太低,缺乏吸引力。
上級公司沒有對兼職教師進行專業(yè)化培訓(xùn)。
沒有對兼職教師的授課質(zhì)量做出客觀有效的評價。
對兼職教師授課中發(fā)現(xiàn)的問題沒有進行及時反饋與修正。
兼職教師所授之課與其專業(yè)特長不吻合。
對兼職教師的激勵培養(yǎng)不夠。
通過剝筍子的方式,層層探究下去,從一個大因素中再延伸出一些小因素,問題就會分析得更加透徹清晰。
(3)找出各種原因中的關(guān)鍵因素
將所有因素進行全部歸類,用曲線圖、餅圖、直方圖、魚刺圖表示出來,也可以通過表格的形式,進行相對數(shù)與絕對數(shù)的比較,分列出關(guān)鍵因素,從中可以發(fā)現(xiàn)不同的二級單位其主要原因是不一樣,而且同一個主要因素在不同的單位其影響程度也是不一樣的。
(4)針對主要影響因素,制訂培訓(xùn)整改措施
根據(jù)主要影響因素制定培訓(xùn)整改措施一定要考慮如下方面:
企業(yè)總體發(fā)展戰(zhàn)略。
企業(yè)近期發(fā)展目標(biāo)。
企業(yè)現(xiàn)行人力資源結(jié)構(gòu)及數(shù)量。
企業(yè)經(jīng)營發(fā)展重心。
企業(yè)急需、緊缺、儲備人才數(shù)量。
上級公司培訓(xùn)指導(dǎo)意見。
對現(xiàn)行培訓(xùn)資源的整合能力。
企業(yè)內(nèi)部是否形成了核心的價值觀與共同愿望。
2.第二階段(Do):實施
執(zhí)行所制訂的培訓(xùn)計劃和措施。Do階段是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵、核心階段,實施培訓(xùn)的項目負(fù)責(zé)人要選好、工作程序一定要清晰。
現(xiàn)以我公司的實施培訓(xùn)流程為說明:
(1)開班準(zhǔn)備流程協(xié)商事宜→印發(fā)文件→選送學(xué)員→審核確定→下達培訓(xùn)班準(zhǔn)備通知單→開班前預(yù)備會。
(2)教學(xué)實施流程開學(xué)典禮→拓展訓(xùn)練→查找“意見領(lǐng)袖”→填寫培訓(xùn)日志→發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人員→教學(xué)評價→考試考務(wù)→閱卷評分→排名排序
(3)辦班結(jié)束流程結(jié)業(yè)典禮→總結(jié)點評→反饋信息→填寫學(xué)員登記表(卡)→填寫培訓(xùn)管理臺賬→獎優(yōu)罰劣→收集整理→分類歸檔上述各個環(huán)節(jié)是相互銜接、相互影響的,是PD-CA循環(huán)的具體體現(xiàn)。舉辦培訓(xùn)班的組織程序與商務(wù)會議相似,但比商務(wù)會議更應(yīng)注重細(xì)節(jié)和效果,如果將商務(wù)會議的禮儀性、藝術(shù)性、創(chuàng)新性與之融為一體,培訓(xùn)班一定會辦得更活、更新、更有吸引力和影響力。
3.第三階段(Check):檢查
檢查培訓(xùn)計劃及措施的執(zhí)行情況。檢查絕不是一個獨立的階段,它涵蓋在各個環(huán)節(jié),這也正是PD-CA所倡導(dǎo)的管理思想,也就是說一切的計劃、方案、措施、創(chuàng)新是否科學(xué)可行,都要用檢查的數(shù)據(jù)信息來解釋。
目前,Kirkpatrick的四層次模型在培訓(xùn)評估中占了主導(dǎo)地位。該模型將評估劃分為反應(yīng)、學(xué)習(xí)、行為和結(jié)果4級評估。在這4級評估中,檢測的難度是遞增的,因為企業(yè)績效的改變、人員素質(zhì)的提升與企業(yè)所處的宏觀與微觀環(huán)境都息息相關(guān)。但有一點是明白無誤的,績效的改變與培訓(xùn)又是相輔相成的。
如在加油站經(jīng)理培訓(xùn)跟蹤調(diào)查中,不僅要考慮加油量、站容站貌、設(shè)備設(shè)施、財務(wù)體系、數(shù)質(zhì)量安全、客戶檔案、應(yīng)急預(yù)案等全套業(yè)務(wù)流程及管理體系,更要從長遠(yuǎn)來關(guān)注,通過培訓(xùn)或提高性培訓(xùn)后,對比分析參培學(xué)員對培訓(xùn)理念、教材及辦學(xué)方式的認(rèn)可度,關(guān)注他們在管理能力、操作能力、溝通協(xié)調(diào)能力、學(xué)習(xí)能力上是否有改善,在加油站內(nèi)部是否建立了高效協(xié)作的團隊等一系列測評體系。
4.第四階段(Action):處理
(1)總結(jié)經(jīng)驗、鞏固成績,把效果好的總結(jié)提煉上升為“標(biāo)準(zhǔn)” 按照PDCA管理的精髓,可以發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)管理與經(jīng)營管理是一脈相承的。提煉總結(jié)雖然是個艱苦的過程,但也是積累與提高的過程。如省(區(qū))公司加油站“五統(tǒng)一”的運行都是總結(jié)提煉而產(chǎn)生的寶貴經(jīng)驗。
(2)處置遺留問題,將其轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán) 對本次循環(huán)中存在的問題,要重新分析原因,制定新的解決方案,以便進入下一個循環(huán)去解決,從而形成一個完整的PDCA循環(huán)管理系統(tǒng)。如:在培訓(xùn)實施過程中,雖有不足但不可能馬上解決的問題就進入到下一個培訓(xùn)實施管理中,采用新的措施來糾偏,如此反復(fù),問題將會越來越少,培訓(xùn)管理工作將日趨完善。
三、運用PDCA循環(huán)原理在企業(yè)培訓(xùn)管理中應(yīng)主要遵循的要求
1.樹立、培育、形成企業(yè)培訓(xùn)管理工作的系統(tǒng)觀念、市場觀念、競爭觀念、服務(wù)觀念、風(fēng)險觀念、創(chuàng)新觀念在整個培訓(xùn)運營管理中,要從全局、長遠(yuǎn)來定位培訓(xùn)的戰(zhàn)略意義,把整個培訓(xùn)工作視為系統(tǒng)工程來管理,不僅要考慮培訓(xùn)企業(yè)內(nèi)部員工,還應(yīng)考慮對合作伙伴的培訓(xùn),用競爭的觀念更好地在協(xié)作、支持、學(xué)習(xí)的過程中不斷尋找和發(fā)現(xiàn)新的培訓(xùn)工作空間,把培訓(xùn)當(dāng)成一種服務(wù)品牌來好好經(jīng)營管理,要樹立培訓(xùn)是一種投資而不是消費的觀念,在規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)上創(chuàng)新。
2.結(jié)合本企業(yè)的實際,在企業(yè)培訓(xùn)管理中推行全員參與、全過程控制、全方位持續(xù)改進的“三全”管理方法按照戴明的管理標(biāo)準(zhǔn),每一個部門、每一個員工都不能只顧獨善其身,培訓(xùn)應(yīng)成為人人參與、人人熱愛、人人投入的事業(yè),是全體員工的共同使命與責(zé)任。PDCA循環(huán)正是涵蓋了前饋控制、同期控制、反饋控制3個環(huán)節(jié),以滾雪球的方式不斷循環(huán),疊加培訓(xùn)績效。推行從企業(yè)內(nèi)部到外部、從上級到下級、從課堂教學(xué)到實踐調(diào)研、從教學(xué)內(nèi)容到教學(xué)方式、從培訓(xùn)手段到培訓(xùn)目標(biāo)等培訓(xùn)管理的全方位持續(xù)改進。
四、運用PDCA循環(huán)原理對企業(yè)培訓(xùn)管理采取的相應(yīng)措施
1.建立完善培訓(xùn)管理組織機構(gòu)
根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀建立由各分公司黨政一把手主管、人力資源部門負(fù)責(zé)、培訓(xùn)管理人員具體實施的培訓(xùn)管理組織機構(gòu)。各單位要專門設(shè)置培訓(xùn)管理崗,不能因職數(shù)限制而兼設(shè),防止培訓(xùn)工作成為說起來重要、做起來次要、忙起來不要的工作。
2.合理設(shè)定培訓(xùn)目標(biāo)與績效考核指標(biāo)
根據(jù)PDCA循環(huán)的原理,每考核一次就改進一次、提高一次。年初,由人力資源部會同各條專業(yè)線在綜合企業(yè)內(nèi)外部因素的基礎(chǔ)上,合理設(shè)定培訓(xùn)管理目標(biāo),將培訓(xùn)目標(biāo)與工作職責(zé)融合后逐級分解到每一個單位、部門和負(fù)責(zé)人,再通過月、季、年的績效考核逐項評定,不斷提升培訓(xùn)的組織策劃水平。
3.統(tǒng)一規(guī)范培訓(xùn)運營管理流程
從計劃、組織、實施、評定、改進的每一個培訓(xùn)環(huán)節(jié),先制定培訓(xùn)的總流程、再細(xì)化每個環(huán)節(jié)的小流程。如按照培訓(xùn)的類型,分別制定送培、委培、自培的程序,以界定培訓(xùn)審批、研定、送達、歸檔的權(quán)限與職責(zé),實現(xiàn)各分公司到各區(qū)域公司培訓(xùn)運營流程的統(tǒng)一與規(guī)范化管理。
4.培養(yǎng)培育本企業(yè)兼職教師隊伍
中石化銷售行業(yè)24條專業(yè)線,如果僅依賴于外部的師資力量,不僅培訓(xùn)成本高,且培訓(xùn)的效果與初衷差別很大,因此各個石油公司一定要結(jié)合現(xiàn)狀,制定《兼職教師選拔、任用、培養(yǎng)、聘任實施細(xì)則》,在細(xì)則中明確兼職教師聘任的條件、課酬、培養(yǎng)方式與渠道、評價體系等。培養(yǎng)培育本企業(yè)的兼職教師是建立企業(yè)長效機制的重要課題之一。
5.改變完善培訓(xùn)模式與培訓(xùn)手段
目前主要采用PPT教學(xué)模式,這種方式教師自由發(fā)揮的空間更大了,也比以前照本宣科的教學(xué)更生動,但相同的課件不同的老師講解的差別卻很大,因此在改變培訓(xùn)模式的同時應(yīng)編排好教學(xué)大綱?，F(xiàn)在推行的教學(xué)互動方式對成人較適合,但從中也發(fā)現(xiàn)許多問題:一是一些教師盲目插入游戲影響主講知識的灌輸,二是互動成了教師或?qū)W生唱獨角戲。
因此在改變教學(xué)模式的同時教學(xué)手段應(yīng)同時跟進。
6.加強培訓(xùn)知識的回爐與回歸
今年中石化系統(tǒng)內(nèi)全面開展技術(shù)比武和技能鑒定活動,這是對各分公司培訓(xùn)組織水平及培訓(xùn)效果的大檢驗。在整個培訓(xùn)過程中,我公司始終抓住兩個重點不放:一是培養(yǎng)學(xué)員將理論知識轉(zhuǎn)化為實踐知識,再將實踐知識提煉上升為理論知識的回爐技能;二是注重學(xué)員將公共管理知識服務(wù)于專業(yè)知識的回歸技能。通過分公司的初賽、復(fù)賽、決賽后,在總決賽中,我公司零售專業(yè)線名列中石化全銷售系統(tǒng)前4名,財務(wù)專業(yè)線取得個人雙金牌的佳績。
7.開發(fā)修訂適用性教材
開發(fā)修訂本企業(yè)適用性教材主要有兩條途徑:一是直接拿集團公司內(nèi)部現(xiàn)已開發(fā)成熟的教材,結(jié)合本企業(yè)的現(xiàn)狀進行修訂后啟用。如:《零售ME》、《有效的溝通》、《顧客需求心理分析》等教材可根據(jù)本企業(yè)的需要適度修善。二是組織相關(guān)人員開發(fā)本企業(yè)自用的教材。如《企業(yè)文化建設(shè)》、《員工個人修煉》、《
人力資源管理》、《內(nèi)控管理手冊》、《
物流管理》等教材,可由專家、兼職教師、培訓(xùn)主管等聯(lián)合開發(fā)。自編的教材突出了實際操作,適用性、針對性、可操作性較強。這方面廣東石油分公司做得非常好,僅2005年就自行開發(fā)了教材100多種,特別在數(shù)質(zhì)量管理方面,積累了數(shù)質(zhì)量專家的實踐經(jīng)驗,依據(jù)公司油庫、管線、加油站的分布格局,改過去噸進升出的計耗方法為升進升出的計耗方法,通過控制與實施,使廣東石油分公司居高不下的損耗降到全系統(tǒng)最低水平1‰(國家控制標(biāo)準(zhǔn)在3‰內(nèi))。各分公司應(yīng)視管理的幅度制定《教材編寫暫行規(guī)定》,對教材的編寫、審批、試講、確認(rèn)擬定程序,并確認(rèn)好項目負(fù)責(zé)人及付酬方式和具體金額。
8.加大對培訓(xùn)管理人員的培訓(xùn)
許多企業(yè)普遍存在一個誤區(qū),即本身從事培訓(xùn)管理工作的人員反而很少有參加培訓(xùn)的機會。培訓(xùn)管理人員是培訓(xùn)方案、培訓(xùn)目標(biāo)設(shè)定及績效考核、培訓(xùn)計劃實施、培訓(xùn)評定與需求調(diào)查、培訓(xùn)教材開發(fā)等培訓(xùn)管理的組織者與參與者。只有不斷提高培訓(xùn)管理者的素質(zhì),才能真正提升本企業(yè)的培訓(xùn)管理水平。
同時,鼓勵培訓(xùn)管理人員走向講臺,與學(xué)員進行面對面的溝通與交流。大量的事實證明,有教學(xué)經(jīng)驗的培訓(xùn)管理者提出的見解與主張才更有價值。
9.有效整合現(xiàn)有的培訓(xùn)資源
福建石油分公司利用廢棄的油庫,建造了多功能培訓(xùn)中心、模擬加油站等教學(xué)設(shè)施,并對兼職教師和培訓(xùn)管理人員進行強化培訓(xùn)。他們的經(jīng)驗是培訓(xùn)硬件不足軟件來補,軟件不足管理來補。福建石油分公司因為整合現(xiàn)行培訓(xùn)資源的能力很強,所以其培訓(xùn)的管理水平也很高,因此在加油站規(guī)范化管理活動中一舉摘得全銷售系統(tǒng)的桂冠。
10.重視培訓(xùn)
檔案管理及分析
培訓(xùn)檔案是培訓(xùn)需求調(diào)研、培訓(xùn)效果評定、培訓(xùn)運營成本預(yù)算、培訓(xùn)人員結(jié)構(gòu)分布、培訓(xùn)統(tǒng)計分析的基礎(chǔ),也是培訓(xùn)發(fā)展的歷史見證。同時與人才的培育、選拔、使用也緊密相關(guān)。所以分別設(shè)置課件資料庫、試題庫、兼職教師庫、影片錄相庫、學(xué)員檔案庫、費用管理庫等一系列培訓(xùn)管理庫,擔(dān)任培訓(xùn)檔案信息采集的人員一定要用心做好這項重要的工作,并把死數(shù)字分析活,提出更加具有建設(shè)性的培訓(xùn)管理策略與方案。
企業(yè)的培訓(xùn)管理工作具有很強的針對性、適用性、靈活性、實踐性、復(fù)雜性、前瞻性、創(chuàng)新性、挑戰(zhàn)性、持續(xù)性、效果的滯后性與學(xué)歷教育不同的特質(zhì)性。PDCA循環(huán)是一個不斷學(xué)習(xí)、研究、永無休止的學(xué)習(xí)與改進的循環(huán),與培訓(xùn)管理工作的實際需要十分符合,正確地運用PDCA循環(huán)指導(dǎo)我們的培訓(xùn)工作,將有利于企業(yè)培養(yǎng)高素質(zhì)、高效率的員工團隊,有利于鼓勵培訓(xùn)管理者積累培訓(xùn)管理經(jīng)驗;有利于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者系統(tǒng)思考并投資培訓(xùn)管理工作。同時PDCA循環(huán)也是交流溝通、改進績效的工具。中組部制定的《干部教育培訓(xùn)工作條例》和中石化集團公司推行的技術(shù)比武與技能鑒定競賽,又一次強調(diào)了培訓(xùn)管理在企業(yè)內(nèi)部的戰(zhàn)略地位。整合企業(yè)的內(nèi)部資源,通過“批評與自我批評”,依靠管理團隊始終如一不折不扣的執(zhí)行PDCA循環(huán)中培訓(xùn)的各項細(xì)節(jié),以培訓(xùn)打造優(yōu)秀的員工,以培訓(xùn)創(chuàng)建驕人的業(yè)績！