采購員必備能力和素質(zhì)要求
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采購不僅是價格問題，更多的是品質(zhì)水平、品質(zhì)保證能力、售后服務(wù)、產(chǎn)品服務(wù)水平、綜合實力等等。有些東西看起來買得很便宜，但經(jīng)常維修、經(jīng)常不能正常工作，就大大增加了使用的總成本，如果買的是假冒偽劣商品，則會蒙受更大的損失。
作為一名采購員，從基本出發(fā)點看，應(yīng)具備以下的能力
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成本意識與價值分析能力
采購支出是構(gòu)成銷貨成本的主要部分，因此
采購人員必須具有成本意識，會精打細(xì)算，錙銖必較，不可大而化之；其次，必須具有“成本效益”的觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買了品質(zhì)不好或不堪使用的物品，并能隨時將投入（成本）與產(chǎn)出（使用狀況——時效、損耗率、維修次數(shù)等）加以比較。此外，對于報價單的內(nèi)容，應(yīng)有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，對原料、人工、工具、稅款、利潤、交貨時間、付款條件等，逐項加以剖析評斷。
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預(yù)測能力
在動態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物品的采購價格與供應(yīng)數(shù)量經(jīng)常會調(diào)整變動，采購人員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，研判貨源是否充裕，再與供應(yīng)商接觸，并可從其“惜售”的態(tài)度，揣摩物品是否可能供應(yīng)日絀。從物品原料價格的漲跌，也能推斷
采購成本將受影響的幅度有多大。總之，采購人員必須擴(kuò)充見聞，具備“察言觀色”的能力，才能對物品未來的供應(yīng)趨勢預(yù)謀對策。
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表達(dá)能力
采購人員無論是用語言或文字與供應(yīng)商溝通，必須能正確、清晰表達(dá)所欲采購的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解，尤其是忙碌的采購工作，采購人員更須具備“長話短說，言簡意賅”的表達(dá)能力，以免浪費時間，而以“說之以理，動之以情”來獲取優(yōu)惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達(dá)技巧。
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良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力
由于采購業(yè)務(wù)牽涉范圍廣，相關(guān)部門多，欲使采購業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行，而獲得良好的工作績效，除了采購人員的努力外，尚需企業(yè)內(nèi)部各有關(guān)部門的密切配合。
因此，采購人員必須具備良好的人際關(guān)系與協(xié)調(diào)能力，以期獲得有關(guān)部門的合作，而圓滿完成任務(wù)。
采購工作成功與否，主要決定于供應(yīng)商的選擇是否正確。所謂“男怕選錯行，女怕嫁錯郎”，采購最怕選錯供應(yīng)商。因此，采購人員必須以公平、公開、公正的方式來評選供應(yīng)商，不可心存偏見，厚此薄彼。
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與供應(yīng)商來往應(yīng)公正與誠實
處理采購業(yè)務(wù)時應(yīng)對事不對人；在可能的范圍內(nèi)協(xié)助供應(yīng)商及獲得供應(yīng)商的配合與信任（助人助己）；不接受供應(yīng)商的熱情招待及禮物；設(shè)法取得供應(yīng)商的敬重。與供應(yīng)商的來往，也必以實事求是的態(tài)度相待，不可有欺瞞的行為，造成不道德的采購。
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臨財不茍得
采購人員所處理的“采購單”在性質(zhì)上與“鈔票”并無太大差異，因此難免被惟利是圖的供應(yīng)商所包圍。無論是威逼（通過人際關(guān)系）或利誘（回扣或紅包），采購人員都必須維持“平常心”、“不動心”，否則犧牲公司權(quán)益，圖利他人或自己，終將誤人誤己，所以重利忘義之徒實難勝任采購職責(zé)。
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具備敬業(yè)精神
雖然造成原料短缺的原因很多，若采購人員不能抱有“舍我其誰”的態(tài)度，負(fù)責(zé)調(diào)度所需的物料，將使公司損失不輕。
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虛心與耐心
采購人員雖然較占上風(fēng)，但對供應(yīng)商的態(tài)度，必須公平互惠，不可趾高氣揚，傲慢無理。與供應(yīng)商談判或議價的過程，可能相當(dāng)艱辛與復(fù)雜，采購人員更需要有忍耐、等待的修養(yǎng)，才能“欲擒故縱”，氣定神閑地進(jìn)行工作。居于劣勢時，也能忍讓求全，不慍不火，克盡事功。
◆ 采購時應(yīng)遵循5R原則
1．適時(Right time)
在需要的時候，能及時地供應(yīng)物料，不發(fā)生停工待料，也不過早送貨，擠占貨倉及積壓資金。因此何時訂購、何時進(jìn)料都需要事先進(jìn)行詳細(xì)分析計算，如處理訂購單時間要多長，供應(yīng)商生產(chǎn)能力有多大，供應(yīng)商運輸交貨時間要多長，檢驗收貨時間要多長，出現(xiàn)各種異常大致需多長時間處理等都需要事先詳細(xì)分析，才能做到適時。
2．適質(zhì)(Right quality)
廠商送來的物料和貨倉發(fā)出去生產(chǎn)的物料，品質(zhì)應(yīng)是適當(dāng)?shù)模际欠弦?guī)定要求的。若進(jìn)來的物料品質(zhì)不符合標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)的產(chǎn)品同樣難以達(dá)到客戶的標(biāo)準(zhǔn)，因而會降低公司聲譽，影響公司銷售業(yè)績。
3．適量(Right quantity)
采購的數(shù)量應(yīng)是適當(dāng)?shù)模粫l(fā)生缺料，也不發(fā)生待料。采購數(shù)量若不足，會引起停工待料，影響交期；采購數(shù)量若過量，將導(dǎo)致資金積壓，甚至浪費。因此應(yīng)有一個經(jīng)濟(jì)的訂購量。
4．適價(Right price)
材料的采購價格應(yīng)適當(dāng)，即用相對合理的成本獲取所需的物料。采購價格要求若過低，可能會降低材料的品質(zhì)、延誤交期或損害了其他交易條件；采購的價格若過高，成本難以負(fù)擔(dān)，公司產(chǎn)品利潤少，競爭力減弱，容易失去市場。
5．適地(Right place)
供應(yīng)物料的廠商與使用的地方距離應(yīng)越近越好，距離若太遠(yuǎn)，運輸成本加大，無疑影響價格；并且距離太遠(yuǎn)，溝通協(xié)調(diào)、處理事情很不方便，所需的時間長，容易延誤交期。