與供貨商談判策略
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一、談判的定義
談判，或有些人稱之為協(xié)商或交涉是擔(dān)任采購工作最吸引人的部分之一。談判通常是用在金額大的采購上，采購金額大，談判工作就格外重要。
采購談判一般都誤以為是“討價還價”，談判在韋氏大辭典的定義是：“買賣之間商談或討論以達(dá)成協(xié)議”。故成功的談判是一種買賣之間經(jīng)過計(jì)劃、檢討及分析的過程達(dá)成互相可接受的協(xié)議或折衷方案，這些協(xié)議或折衷方案里包含了所有交易的條件，而非只有價格。
二、采購談判的目標(biāo)
在采購工作上，談判通常有五項(xiàng)目標(biāo)：
(1)為相互同意的品質(zhì)條件的商品取得公平而合理的價格。
(2)要使供應(yīng)商按合約規(guī)定準(zhǔn)時執(zhí)行合約。
(3)為執(zhí)行合約的方式取得某種程度的控制權(quán)。
(4)說服供應(yīng)商給本公司最大的合作。
(5)與表現(xiàn)好的供應(yīng)商取得互利與持續(xù)的良好關(guān)系。
三、談判的有利與不利因素
談判有些因素對
采購人員或供應(yīng)商而言是有利的或是不利的，采購人員應(yīng)設(shè)法先研究這些因素：
(1)市場的供應(yīng)與競爭的狀況。
(2)供應(yīng)商價格與品質(zhì)的優(yōu)勢或缺點(diǎn)。
(3)成本的因素。
(4)時間的因素。
(5)相互之間的準(zhǔn)備工作。
四、談判的項(xiàng)目
采購人員經(jīng)常必須談判的項(xiàng)目有下列諸項(xiàng)：
品質(zhì)——交貨期——包裝——交貨應(yīng)配合事項(xiàng)——價格——售后服務(wù)保證——訂購量——促銷活動——折扣——廣告贊助——付款條件——進(jìn)貨獎勵
五、談判的策略
1．品質(zhì)
品質(zhì)的傳統(tǒng)解釋是“好”、或“優(yōu)良”，對采購人員而言品質(zhì)的定義應(yīng)：“符合買賣雙方所約定的要求或規(guī)格就是好的品質(zhì)”。故采購人員應(yīng)設(shè)法了解供應(yīng)商對本身商品品質(zhì)的認(rèn)識或了解的程度，管理制度較完善的供應(yīng)商應(yīng)有下列有關(guān)品質(zhì)的文件：
——產(chǎn)品規(guī)格說明書
——品質(zhì)合格范圍
——檢驗(yàn)方法
采購人員應(yīng)盡量向供應(yīng)商取得以上的資料，以利未來的交易，通常在合約或訂單上，品質(zhì)是以下列方法的其中一種來表示的，
——市場上商品的等級
——品牌
——商業(yè)上常用的標(biāo)準(zhǔn)
——物理或化學(xué)的規(guī)格
——性能的規(guī)格
——工程圖
——樣品(賣方或買方)
——以上的組合
采購人員在談判時，應(yīng)首先與供應(yīng)商對商品品質(zhì)達(dá)成互相同意的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，以避免日后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或倉儲運(yùn)輸過程損壞的商品，采購人員在談判應(yīng)要求退貨或退款。
2．包裝
包裝可分為兩種：內(nèi)包裝或外包裝。內(nèi)包裝是用來保護(hù)、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運(yùn)輸過程的保護(hù)。在自助式批發(fā)的營業(yè)方式中，包裝通常扮演非常重要的角色。
外包裝若不夠堅(jiān)固，倉儲運(yùn)輸?shù)膿p壞太大，降低作業(yè)效率，并影響利潤。
外包裝若太堅(jiān)固，則供應(yīng)商成本增加，采購價格勢必偏高，導(dǎo)致商品的價格缺乏競爭力。
設(shè)計(jì)良好的內(nèi)包裝，往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的周轉(zhuǎn)，若生產(chǎn)的產(chǎn)品在這方面比較差，采購人員應(yīng)說服供應(yīng)商在這方面改善，以利彼此的銷售。
基于以上的理由，采購人員在談判包裝的項(xiàng)目前，應(yīng)協(xié)商對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應(yīng)草率訂貨。
3．價格
除了品質(zhì)與包裝之外，價格是所有談判事項(xiàng)中最重要的項(xiàng)目。
商家在客戶心目中的形象就是高品質(zhì)低價格，若采購人員對任何其所擬采購的商品，以進(jìn)價加上本公司合理的毛利后，若自己判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不該向供應(yīng)商采購。
在談判價格時，最重要的就是要能例舉供應(yīng)商產(chǎn)品經(jīng)由我們銷售的好處。
4．訂購量
在沒有把握決定訂購量時，采購人員不采購供應(yīng)商希望的數(shù)量，否則一旦存貨滯銷時，影響利潤的達(dá)成，及造成本金之積壓及空間之浪費(fèi)。
5．折扣
折扣通常有新產(chǎn)品引進(jìn)折扣、數(shù)量折扣、付款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節(jié)性折扣、經(jīng)銷折扣等數(shù)種。
有些供應(yīng)商可能完全無折扣做為談判的起點(diǎn)，有經(jīng)驗(yàn)的采購人員會引述各種形態(tài)的折扣，要求供應(yīng)商讓步。
6．付款條件
付款條件與采購價格息息相關(guān)，在**地區(qū)一般供應(yīng)商的付款條件是大約60天一120天左右，買方在付款時，若月結(jié)１5天一30天可扣3％一6％，采購人員應(yīng)計(jì)算最有利的付款條件。
在正常情況下，是在單據(jù)齊全時，按買賣雙方約定的付款條件，電匯匯入供應(yīng)商的戶頭。
7．交貨期
一般而言，交貨期愈短愈好，因?yàn)榻回浧诙?，則訂貨頻率增加，訂購的數(shù)量就相對減少，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。對于有長期承諾的訂購數(shù)量，采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商分批送貨，減少庫存的壓力。由于電腦計(jì)算訂單數(shù)量的公式中，交貨期是個重要的參數(shù)，采購人員設(shè)法與供應(yīng)商談判較短之交貨期，降低存貨的投資。
8．交貨時應(yīng)配合事項(xiàng)
若屬于自助批發(fā)商商品的進(jìn)出量極大，若供應(yīng)商無法在送貨作業(yè)上密切配合，將使倉庫的收貨作業(yè)陷于癱瘓。倉庫的收貨月臺通?？扇菁{幾輛車，故收貨部門有專人按日期及時段安排供應(yīng)商交貨的時間。采購人員在談判時，必須很明確將此一作業(yè)方式向供應(yīng)商說清楚，并要求供應(yīng)商承諾。
9．售后服務(wù)保證
對于需要售后服務(wù)的商品，例如家電產(chǎn)品、打字機(jī)、電腦、手表、照相機(jī)等，采購人員最好在談判時要求供應(yīng)商在商品包裝內(nèi)提供該項(xiàng)商品售后服務(wù)維修的單位名稱(包括電話與地址)之保證單，使客戶日后發(fā)現(xiàn)他所購買的商品須維修時，能直接與附近商店連絡(luò)，免得倉庫賣場人員疲于應(yīng)付維修的問題o
10．促銷活動
促銷快訊是我們一大武器，在全世界各地都無往不利，但全賴采購人員的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門。在策略上，通常會在促銷活動之前幾周停止正常訂單的運(yùn)作，而刻意訂購促銷特價的商品，以增加利潤，除非采購人員無法取得特別的價格。
11．廣告贊助
為增加公司的利潤，采購人員應(yīng)積極與供應(yīng)商談判爭取更多的廣告贊助，我們所指的廣告贊助，有下列幾項(xiàng)：
——促銷快訊的廣告贊助。
——停車場看板的廣告贊助。
——購物車廣告板的廣告贊助。
——倉庫賣場標(biāo)示牌的廣告贊助。
——統(tǒng)一發(fā)票背后廣告的廣告贊助。
——前端貨架的廣告贊助。
其中以第一項(xiàng)“促銷快訊的廣告贊助”為最大。由于快訊的印刷及郵寄成本很高，采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商贊助此種費(fèi)用，**地區(qū)每年商業(yè)廣告費(fèi)高達(dá)200億一300億，供應(yīng)商通常都愿意由其廣告預(yù)算中撥出一部分作為廣告贊助。
12、進(jìn)貨獎勵
成一定的進(jìn)貨金額，供應(yīng)商給予獎勵，這是家電業(yè)及某些行業(yè)慣用的行銷方式，而數(shù)量折扣是指單次訂貨的數(shù)量超過某一范圍時所給的折扣。
采購人員通?？梢蠊?yīng)商給予進(jìn)貨金額1％一5％的進(jìn)貨獎勵(以年度計(jì)算)，以提高利潤。
六、結(jié)論
采購談判本身是很復(fù)雜的，因?yàn)檎勁袑ο?、供?yīng)商規(guī)模、談判項(xiàng)目都不同，尤其是對中小型零售業(yè)而言，在籌碼不多，進(jìn)貨量不大的限制下，談判工作更是不易進(jìn)行，但采購人員只要靈活運(yùn)用以上所述的技巧與策略，在談判中將不難一一克服困難。機(jī)智與毅力都是采購人員在談判中所須要的。
采購人員在背負(fù)著業(yè)績壓力利潤增加的雙重壓力下的確是任重而道遠(yuǎn)。因此，對于采購作業(yè)之規(guī)劃與控制及采購人才之培養(yǎng)，實(shí)在是中小型零售業(yè)所必須馬上著手辦理的。