成功管理計(jì)劃(MSP)
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成功管理計(jì)劃(MSP),是由英國政府商務(wù)辦公室(OGC)制定的一個
項(xiàng)目管理架構(gòu),用以幫助企業(yè)識別商機(jī)和成功轉(zhuǎn)型。 項(xiàng)目管理的目標(biāo)是明確組織發(fā)展方向, 實(shí)現(xiàn)組織的愿景宣言(Vision Statement)。 愿景宣言(Vision Statement),是組織同時向內(nèi)部和外部顧客描述所期望達(dá)到的未來的景象, 它是在組織“后轉(zhuǎn)型期”(MSP術(shù)語),對服務(wù)層面的描述。 換句話說,愿景宣言就是對組織所執(zhí)行的、并服務(wù)于利益相關(guān)者的各種項(xiàng)目、計(jì)劃的終極目標(biāo)的描述。
MSP包含一份名為“藍(lán)圖”(The Blueprint)的文件。 藍(lán)圖對轉(zhuǎn)型后的組織結(jié)構(gòu)和組織構(gòu)成進(jìn)行設(shè)置,這一設(shè)置要能夠反映出愿景宣言所期望的組織未來能力。它對組織的各方面均有詳盡描述,如運(yùn)營流程、組織人員、信息系統(tǒng)及設(shè)備、以及數(shù)據(jù)等等。藍(lán)圖有助于組織在向新的目標(biāo)、新的能力變遷過程中,保持變革項(xiàng)目核心,牢牢把握變革重點(diǎn)。
MSP的起始步驟“識別項(xiàng)目”(Identifying a Programme),是一個指導(dǎo)性的項(xiàng)目要求,它為項(xiàng)目執(zhí)行提出了高標(biāo)準(zhǔn)的戰(zhàn)略目標(biāo)。 根據(jù)這些要求和目標(biāo),形成項(xiàng)目綱要(Programme Brief)。 在項(xiàng)目進(jìn)入下一步實(shí)施之前,項(xiàng)目綱要必須得到項(xiàng)目贊助方和項(xiàng)目高級主管的雙重認(rèn)可。
項(xiàng)目綱要被批準(zhǔn)后,即可由此著手“定義項(xiàng)目”。 換句話說,項(xiàng)目綱要是項(xiàng)目定義(Programme Definition)、項(xiàng)目方案(Plans)及戰(zhàn)略(Strategies)等項(xiàng)目管理元素的基礎(chǔ)。 所涉及各信息數(shù)據(jù)亦要得到項(xiàng)目贊助方和項(xiàng)目高級主管的正式認(rèn)可。
MSP的項(xiàng)目管理、項(xiàng)目安排分屬另一個獨(dú)立步驟 ——“控制項(xiàng)目”(Governing a Programme)。 在此過程中,項(xiàng)目定義和項(xiàng)目規(guī)劃作為“組合管理”和“收益管理”的基礎(chǔ),非常重要。
MSP中的項(xiàng)目和相關(guān)活動被劃分成不同的“部分”(Tranche)。這些“部分”記錄著組織能力的一步步的變遷,在此過程中創(chuàng)造的收益當(dāng)然也能夠被評估出來。在每一個“部分”中,均包含有“組合管理”和“收益管理”這兩項(xiàng)重要活動。在每一個“部分”的結(jié)束階段,均要做一次回顧,對項(xiàng)目進(jìn)行正式評估,評估要點(diǎn)包括:是否達(dá)到既定目標(biāo)、量化實(shí)現(xiàn)的收益。在整個項(xiàng)目過程中,項(xiàng)目監(jiān)控通過對一些重要問題的檢測,來實(shí)現(xiàn)持續(xù)、有效的評估。這些問題包括:“我們出軌了嗎?”,“這個因素是否仍然相關(guān)、有效“”, “我們是否需要改變些什么,來重組項(xiàng)目?”,等等。
結(jié)束項(xiàng)目”(Closing a Programme)是MSP的最后一個步驟,這是企業(yè)藍(lán)圖和期望的能力均成為現(xiàn)實(shí)。 項(xiàng)目結(jié)束后,仍有可能需要對項(xiàng)目所帶來的收益做持續(xù)的評估。
MSP起源(歷史)
MSP的開發(fā)者是英國財(cái)政部下屬的獨(dú)立部門——英國政府商務(wù)辦公室(OGC)。 OGC負(fù)責(zé)一系列旨在提高政府及公共部門效率與效用的項(xiàng)目。
同時,OGC亦負(fù)責(zé)發(fā)展和促進(jìn)私人組織部門與公共部門之間的合作關(guān)系。
此外,OGC在促進(jìn)政府部門的項(xiàng)目管理方面扮演著非常重要的角色。 OGC的優(yōu)秀部門管理中心(Departmental Centres of Excellence)正逐漸成為在政府各部門間推廣、嫁接優(yōu)秀項(xiàng)目管理的中堅(jiān)力量。
MSP架構(gòu)的運(yùn)用(應(yīng)用)
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企業(yè)戰(zhàn)略與具體項(xiàng)目的鏈接。
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交流、協(xié)調(diào)、聯(lián)合、管理以及控制變革的結(jié)構(gòu)化的管理架構(gòu)。 。
MSP的步驟(流程)
1. 辨認(rèn)項(xiàng)目(Identifying a Programme)。 尋求項(xiàng)目資金支持、委任項(xiàng)目高級主管、制定項(xiàng)目綱要、為項(xiàng)目定義提供參考資料準(zhǔn)備、對前項(xiàng)工作回顧、審議。
2. 定義項(xiàng)目(Defining a Programme)。 組建項(xiàng)目定義團(tuán)隊(duì)、撰寫藍(lán)圖、描述預(yù)期效益、確認(rèn)效益、辨識利益相關(guān)者、設(shè)計(jì)項(xiàng)目組合、部分識別(Trancehes Identification) 同時,設(shè)計(jì)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)、撰寫項(xiàng)目案例、準(zhǔn)備項(xiàng)目管理安排、設(shè)計(jì)交流方案、設(shè)計(jì)項(xiàng)目效益實(shí)現(xiàn)方案、設(shè)計(jì)項(xiàng)目方案、審議。
3. 控制項(xiàng)目(Governing a Programme)。 設(shè)立項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)、設(shè)立項(xiàng)目辦公室、管理需求支持、營造項(xiàng)目硬件環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)管理與具體問題處理、人力資源管理、采購與合同管理、項(xiàng)目溝通、報(bào)告-監(jiān)督-控制、信息管理、各“部分”期末回顧、業(yè)務(wù)保持,等等。
4. 管理組合(Managing the Portofolio)。 項(xiàng)目啟動、項(xiàng)目內(nèi)容與項(xiàng)目效益的協(xié)調(diào)、項(xiàng)目內(nèi)容與項(xiàng)目目的的協(xié)調(diào)、流程監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)管理與具體問題處理、項(xiàng)目終結(jié)、利益相關(guān)者管理。
5. 管理效益(Managing Benefits)。 制定效益衡量機(jī)制、對預(yù)期效益進(jìn)行修訂、對效益實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行監(jiān)督、對轉(zhuǎn)變過程進(jìn)行管理、對涉及到的企業(yè)文化及人員方面的變革提供支持、對效益實(shí)現(xiàn)的過程提供支持、測量效益。
6. 結(jié)束項(xiàng)目(Closing a Programme)。 確認(rèn)項(xiàng)目結(jié)束、項(xiàng)目回顧、更新和確定新的項(xiàng)目信息、解散項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、撤銷項(xiàng)目支持功能、通知利益相關(guān)者。
MSP的優(yōu)勢(優(yōu)點(diǎn))
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變革轉(zhuǎn)移。 因?yàn)樽兏锘顒邮窃谝环N整合的環(huán)境下按規(guī)劃進(jìn)行,所以對現(xiàn)有經(jīng)營活動不會產(chǎn)生負(fù)面影響,因此是一種更為有效的變革執(zhí)行方式。
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企業(yè)整體戰(zhàn)略與不同層次的變革項(xiàng)目相協(xié)調(diào)。 通過縮小戰(zhàn)略目標(biāo)與顯示項(xiàng)目之間的差距,對企業(yè)戰(zhàn)略作出更為有效的反應(yīng)。
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管理支持。 通過為高管指導(dǎo)與管理變革流程提供有效架構(gòu),使變革活動能夠緊扣企業(yè)戰(zhàn)略核心。
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資源管理。 通過對項(xiàng)目整合、項(xiàng)目優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)更為有效的資源管理。
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風(fēng)險(xiǎn)管理。 由于對項(xiàng)目架構(gòu)和項(xiàng)目環(huán)境的深刻理解,能夠更好地規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
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效益實(shí)現(xiàn)。 通過效益識別、效益實(shí)現(xiàn)以及效益測量等正式流程,能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)變革效益。
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預(yù)算控制。 通過系統(tǒng)的成本管理架構(gòu)(確認(rèn)、衡量及評估),預(yù)算控制的能力得到提高。
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業(yè)績提升。 通過準(zhǔn)確定義預(yù)期效益,并將它們與變革實(shí)踐相結(jié)合,使得人們能夠清楚地看到在新的運(yùn)營環(huán)境里企業(yè)績效是如何被提高的。
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案例管理。 通過將當(dāng)前運(yùn)營活動與更為高效的未來運(yùn)營活動相比較,使得企業(yè)的商業(yè)案例管理更富成效。
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協(xié)調(diào)控制。 通過準(zhǔn)確定義項(xiàng)目組合的角色和職責(zé),使得項(xiàng)目管理的協(xié)調(diào)合控制更為有效。
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轉(zhuǎn)變管理。 由于變革過程準(zhǔn)備充分、角色和職責(zé)分配明確,企業(yè)向未來的轉(zhuǎn)變將更加平穩(wěn)。
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連貫性。 通過整合的定義、規(guī)劃、轉(zhuǎn)變,以及對于轉(zhuǎn)變所需的各項(xiàng)保證,最終實(shí)現(xiàn)一個連貫的系統(tǒng),調(diào)整過的或者是完全一新的政策、標(biāo)準(zhǔn)以及工作實(shí)踐均于項(xiàng)目變革前的內(nèi)容保持連貫性。