采購(gòu)管理策略：采購(gòu)數(shù)量的基礎(chǔ)與預(yù)算的步驟
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對(duì)于項(xiàng)目采購(gòu)的數(shù)量多少，能起到?jīng)Q定性作用的基礎(chǔ)，主要有以下5個(gè)方面：
1．
生產(chǎn)計(jì)劃
由銷售預(yù)測(cè)和人為的判斷，即可確定銷售計(jì)劃和目標(biāo)。這種銷售計(jì)劃，是表明各種產(chǎn)品在不同時(shí)間的預(yù)期銷售數(shù)量；而生產(chǎn)計(jì)劃則依據(jù)銷售數(shù)量，加上預(yù)期的期末存貨減去期初存貨來(lái)擬訂。
2．物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定
在編制采購(gòu)預(yù)算時(shí)，項(xiàng)目
采購(gòu)人員由于對(duì)計(jì)劃采購(gòu)物料的價(jià)格預(yù)測(cè)較難，一般以標(biāo)準(zhǔn)成本代替物料價(jià)格。標(biāo)準(zhǔn)成本是指在正常和高效率的運(yùn)轉(zhuǎn)情況下制造產(chǎn)品的成本，而不是指實(shí)際發(fā)生的成本。標(biāo)準(zhǔn)成本可用于控制實(shí)際成本。如果標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定缺乏過(guò)去的采購(gòu)資料作為依據(jù)，也沒(méi)有工程人員嚴(yán)密精確地計(jì)算，其原料、人工及制造費(fèi)用等組合總成本的正確性就很難保證。因此，標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際購(gòu)人價(jià)格的差額，即是項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算正確性的評(píng)估指標(biāo)。
3．用料清單
生產(chǎn)計(jì)劃只列出產(chǎn)品的數(shù)量，并無(wú)法直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數(shù)量多少，因此必須借助用料清單。用料清單是由研究發(fā)展部或產(chǎn)品設(shè)計(jì)部制成，根據(jù)此清單可以精確計(jì)算制造某一種產(chǎn)品的用料需求數(shù)量，用料清單所列的耗用量（即通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量）與實(shí)際用量相互比較作為用料管制的依據(jù)。
4．價(jià)格預(yù)期
在編制項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算時(shí)，應(yīng)對(duì)物料價(jià)格漲跌、市場(chǎng)榮枯、匯率變動(dòng)等進(jìn)行預(yù)測(cè)，甚至將以上因素調(diào)整為預(yù)算因素。不過(guò)，因?yàn)閭€(gè)人主觀判定與事實(shí)的演變常有差距，也可能會(huì)造成采購(gòu)預(yù)算的偏差。
5．存量管制卡
若產(chǎn)品有存貨，則生產(chǎn)數(shù)量不一定要等于銷售數(shù)量。同理，若材料有庫(kù)存數(shù)量，則材料采購(gòu)數(shù)量也不一定要等于根據(jù)用料清單所計(jì)算的材料需用量。因此項(xiàng)目采購(gòu)部門必須建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的庫(kù)存狀況，再依據(jù)用料需求數(shù)量，并考慮購(gòu)料的作業(yè)時(shí)間和安全存量標(biāo)準(zhǔn)，算出正確的采購(gòu)數(shù)量，然后才開具請(qǐng)購(gòu)單，進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。
項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算能幫助管理層進(jìn)行計(jì)劃——主要是對(duì)下一年進(jìn)行計(jì)劃，使組織戰(zhàn)略和目標(biāo)有一種實(shí)在的感覺(jué)，并提供了監(jiān)控企業(yè)經(jīng)營(yíng)的方法，在適用的時(shí)候還可以對(duì)利潤(rùn)表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)控。
采購(gòu)管理者應(yīng)集中精力考慮目標(biāo)和實(shí)際的機(jī)會(huì)與問(wèn)題，也就是必須更切合實(shí)際地應(yīng)付不確定和不可控制的情況，同時(shí)避免使它們成為引起混亂的原因，并致力于制定可實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的有效戰(zhàn)略。最重要的是，在啟動(dòng)預(yù)算過(guò)程的時(shí)候，管理者必須考慮周詳。因此，為了準(zhǔn)確進(jìn)行預(yù)算，預(yù)算過(guò)程應(yīng)采用一種由下而上的方法。每一層的管理者都必須理解目標(biāo)的先后次序，認(rèn)識(shí)存在的機(jī)會(huì)，估計(jì)問(wèn)題的可能性，并領(lǐng)會(huì)分配有限資源的過(guò)程。一般企業(yè)預(yù)算的準(zhǔn)備工作可能在提交最終預(yù)算的前一年就開始了。但有些企業(yè)常常在財(cái)務(wù)年度開始前3～4個(gè)月就啟動(dòng)預(yù)算準(zhǔn)備工作。雖然在各個(gè)部門的不同組織之間存在差異，但項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算主要包括四個(gè)步驟：
(1)將預(yù)算表和說(shuō)明分發(fā)給所有的管理人員。
(2)填好表格后交給上一級(jí)的管理層。
(3)各項(xiàng)預(yù)算被轉(zhuǎn)化成適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目，然后匯總成一張組織預(yù)算表。
(4)審查最終預(yù)算（如果有必要的話），然后通過(guò)。
一開始，將預(yù)算表通過(guò)紙張或電子郵件形式（磁盤、局域網(wǎng)或組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)）散發(fā)給下一級(jí)管理者，同時(shí)將表格及相應(yīng)說(shuō)明，包括預(yù)算過(guò)程的詳細(xì)時(shí)間表、適用于組織各個(gè)部分的假設(shè)情況和基本的規(guī)則、預(yù)算準(zhǔn)備工作的總目標(biāo)和優(yōu)先次序以及對(duì)于下一年預(yù)算程序的任何變動(dòng)等附上。