采購(gòu)管理策略：采購(gòu)總結(jié)評(píng)估
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采購(gòu)總結(jié)評(píng)估可以總結(jié)評(píng)價(jià)整個(gè)物資采購(gòu)過程，用于監(jiān)控采購(gòu)業(yè)務(wù)或部門的正常發(fā)展，或者用于診斷短期問題。它包括物資采購(gòu)的利潤(rùn)貢獻(xiàn)、供應(yīng)商績(jī)效、供應(yīng)物資質(zhì)量、
供應(yīng)商管理，以及采購(gòu)部門服務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)——內(nèi)部顧客滿意度、精確的記錄、對(duì)環(huán)境變化的迅速響應(yīng)、管理費(fèi)用的減少等。在此，我們僅對(duì)供應(yīng)評(píng)估、供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)和維護(hù)記錄進(jìn)行介紹。
1.供應(yīng)評(píng)估
①制定供應(yīng)評(píng)估計(jì)劃。全面評(píng)估訂單動(dòng)作情況是必要的，但每次操作要抓住重點(diǎn)。評(píng)估的目的是為認(rèn)證人員管理供應(yīng)商提供實(shí)際操作表現(xiàn)數(shù)據(jù)，使得訂單操作更加暢通。評(píng)估時(shí)首先要制定一個(gè)評(píng)估計(jì)劃。
②訂單部門績(jī)效評(píng)估。訂單部門績(jī)效評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)及時(shí)狀況、緊急訂單的完成情況、組織效率。
③訂單角色績(jī)效評(píng)估。訂單人員的績(jī)效來源于部門績(jī)效的分解，訂單人員的能力及責(zé)任心決定其績(jī)效的大小，對(duì)績(jī)效突出的加薪獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)績(jī)效持續(xù)末位的要考慮降職降薪。
④供應(yīng)商供應(yīng)績(jī)效評(píng)估。供應(yīng)商評(píng)價(jià)包括質(zhì)量、成本、供應(yīng)、服務(wù)性等。
⑤建議調(diào)整采購(gòu)分配比例。在一段時(shí)間訂單運(yùn)作之后：要進(jìn)行供應(yīng)績(jī)效評(píng)估，評(píng)估的目的是調(diào)整采購(gòu)環(huán)境，其內(nèi)容包括：根據(jù)訂單表現(xiàn)調(diào)整供應(yīng)商比例、確認(rèn)并調(diào)整戰(zhàn)略伙伴群體、調(diào)整供應(yīng)商群體級(jí)別、清理供應(yīng)績(jī)效較差的供應(yīng)商等。
2．供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)
確定最佳供應(yīng)商的一個(gè)辦法，就是在訂立合同之后追查供應(yīng)商的績(jī)效。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和管理是采購(gòu)周期的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。買方不應(yīng)把接收采購(gòu)項(xiàng)目或選擇出供應(yīng)商作為采購(gòu)周期的結(jié)束，而是有必要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，以確定改進(jìn)機(jī)會(huì)或是發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商績(jī)效的不佳方面。
(1)績(jī)效評(píng)價(jià)的理想結(jié)果是供應(yīng)商績(jī)效得到了改進(jìn)
如果未進(jìn)行正式的評(píng)價(jià)，買方對(duì)賣方的長(zhǎng)期績(jī)效缺乏深入了解，就不可能發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的努力所帶來的績(jī)效的提高。而沒有衡量和評(píng)價(jià)系統(tǒng)，買方在進(jìn)行未來的采購(gòu)決策時(shí)，就會(huì)缺少相應(yīng)的數(shù)據(jù)。
(2)評(píng)價(jià)供應(yīng)商績(jī)效的一個(gè)主要問題是評(píng)價(jià)和反饋的頻率
例如，買方應(yīng)按日、星期，還是季度來接收供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)價(jià)報(bào)告呢？雖然大多數(shù)公司都意識(shí)到出問題就應(yīng)該立即通知供應(yīng)商，但在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行常規(guī)或定期的績(jī)效評(píng)價(jià)的頻率這一問題上幾乎沒有共識(shí)。對(duì)許多公司而言，這種全面評(píng)價(jià)一年內(nèi)可能只有一兩次。
在這個(gè)階段，與供應(yīng)商有關(guān)的可能出錯(cuò)和需要考慮的事情有：
①結(jié)算擔(dān)保賠償和罰款條款。
②結(jié)算超出或少于說明書中規(guī)定的工作成果。
③編制購(gòu)貨記錄和供應(yīng)商資料。
④記錄項(xiàng)目評(píng)價(jià)等等。
對(duì)于超額的工作，事先將其向委托人匯報(bào)是很重要的，并且首先需要委托人給予許可。加班必須向采購(gòu)經(jīng)理匯報(bào)以使
采購(gòu)成本保持明確。此外，還應(yīng)對(duì)隨后遞交的發(fā)票進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾怼?duì)于投資貨物、維修活動(dòng)將在一段時(shí)間以后成為必需。到那時(shí)，供應(yīng)商是否能夠?qū)崿F(xiàn)其關(guān)于服務(wù)、維修和備件供應(yīng)的諾言將一目了然。
與每個(gè)供應(yīng)商打交道的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)該被詳細(xì)記錄在案。關(guān)注供應(yīng)商的質(zhì)量和交貨記錄，競(jìng)爭(zhēng)和創(chuàng)新能力，這些記錄將影響供應(yīng)商的評(píng)級(jí)，因此全面記錄供應(yīng)商實(shí)力是十分重要的。匯報(bào)這類信息，對(duì)于供應(yīng)商的管理來說，是購(gòu)買者貢獻(xiàn)的附加價(jià)值的主要來源。因?yàn)檫@類信息可在隨后的采購(gòu)循環(huán)中匯編成“競(jìng)標(biāo)者候選名單”，用于將來的項(xiàng)目和合同。通過這種方法，公司學(xué)會(huì)了和確實(shí)有能力的供應(yīng)商進(jìn)行合作。當(dāng)公司學(xué)著用這種方法運(yùn)作時(shí)，通常會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商基數(shù)的減少。于是，公司會(huì)逐漸將其業(yè)務(wù)集中于較少的但是能力更強(qiáng)的供應(yīng)商上。
在售后服務(wù)階段，采購(gòu)者的價(jià)值增值主要體現(xiàn)在：
①進(jìn)行說明書中沒有包括的工作的理賠。
②通過詳細(xì)的賣方評(píng)級(jí)系統(tǒng)記錄用戶關(guān)于特定的產(chǎn)品和供應(yīng)商的經(jīng)驗(yàn)。
③記錄維修經(jīng)驗(yàn)。
④按照與備件供應(yīng)上有關(guān)的協(xié)定進(jìn)行監(jiān)督。
3．維護(hù)記錄
經(jīng)過了以上所有的步驟之后，對(duì)于一次完整的采購(gòu)活動(dòng)而言，剩下的就是更新采購(gòu)部門的記錄。這一工作僅僅是把采購(gòu)部門的與訂單有關(guān)的文件副本進(jìn)行匯集和歸檔，并把想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄。前者主要是一些例行的公事，后者則涉及保存什么樣的記錄以及保管多久。
不同公司對(duì)不同單據(jù)和記錄的重要性的認(rèn)識(shí)都各不相同。例如，一張可以作為和外界所簽合同的證據(jù)的采購(gòu)訂單一般要保存7年，它自然應(yīng)該比作為內(nèi)部備忘錄的采購(gòu)申請(qǐng)單的保存期限要長(zhǎng)。無論是手工處理還是計(jì)算機(jī)處理，以下幾種記錄是要保存的：
①采購(gòu)訂單目錄。目錄中所有的訂單都被編號(hào)并指明每個(gè)訂單是未結(jié)的還是已結(jié)的。
②采購(gòu)訂單卷宗。所有的采購(gòu)訂單副本都被順序編號(hào)后保管在采購(gòu)訂單卷宗里。
③商品文件。記錄所有主要商品或項(xiàng)目的采購(gòu)情況（日期、供應(yīng)商、數(shù)量、價(jià)格和采購(gòu)訂單編號(hào)）。
④供應(yīng)商歷史。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進(jìn)行的所有采購(gòu)事項(xiàng)。
⑤其他的記錄文件：
●勞務(wù)合約。指明所有主要供應(yīng)商與工會(huì)所簽合約的狀況（合約到期日）。
●工具和壽命記錄。指明采購(gòu)的工具、使用壽命（或生產(chǎn)數(shù)量）、使用歷史、價(jià)格、所有權(quán)和存放位置。這些信息可以避免對(duì)同一批工具支付兩次以上款項(xiàng)。
●少數(shù)的小額采購(gòu)。指明從該供應(yīng)商處采購(gòu)付出的總金額。
●投標(biāo)歷史文件。指明主要物料項(xiàng)目所邀請(qǐng)的投標(biāo)商、投標(biāo)額、不投標(biāo)的次數(shù)、成功的中標(biāo)者等信息。這一信息可以清楚表明供應(yīng)商的投標(biāo)習(xí)慣和供應(yīng)商之間可能存在的私下串通。