采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的注意事項(xiàng)
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企業(yè)規(guī)模越大，采購(gòu)金額越高，管理者對(duì)程序的設(shè)計(jì)越為重視。這里將一般采購(gòu)作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn)闡述如下：
1．控制關(guān)鍵點(diǎn)
企業(yè)應(yīng)建立以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證和入庫(kù)單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，使各項(xiàng)在處理的采購(gòu)作業(yè)在各階段均能被追蹤管制。譬如在國(guó)外采購(gòu)時(shí)，從詢價(jià)、報(bào)價(jià)、申請(qǐng)輸入許可證、開信用證、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時(shí)限。
2．注意劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)
(1)貨物的采購(gòu)人同時(shí)不能擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作。
(2)貨物審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù)。
(3)貨物的采購(gòu)、儲(chǔ)存和使用人不能擔(dān)任賬目的記錄工作。
(4)貨物審核人應(yīng)同付款人職務(wù)分離。
(5)接受各種勞務(wù)的部門或主管這些業(yè)務(wù)的人應(yīng)適當(dāng)?shù)赝~務(wù)記錄人分離。
(6)記錄應(yīng)付賬款的人不能同時(shí)擔(dān)任付款任務(wù)。
3．注意流程的先后順序及時(shí)效控制
應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時(shí)限。譬如，避免同一主管對(duì)同一采購(gòu)案件作多次簽核；避免同一采購(gòu)案件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免同一采購(gòu)案件會(huì)簽部門過(guò)多，影響實(shí)效。
4．價(jià)值與程序繁簡(jiǎn)相適應(yīng)
程序繁簡(jiǎn)或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購(gòu)項(xiàng)目的重要性或價(jià)值大小相適應(yīng)。凡涉及數(shù)量比較大，價(jià)值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。 5．避免作業(yè)過(guò)程發(fā)生混亂
要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購(gòu)”及“外部授權(quán)”時(shí)，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來(lái)特別處理。
6．流程設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實(shí)環(huán)境
應(yīng)當(dāng)注意流程的及時(shí)改進(jìn)，早期設(shè)計(jì)的處理流程，經(jīng)過(guò)若干時(shí)間段后，應(yīng)加以審視，不斷加以改進(jìn)，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。
7．配合作業(yè)方式的改善
譬如當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時(shí)，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計(jì)。