采購作業(yè)流程設計注意要點
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在設計采購作業(yè)流程的時候，應注意以下要點：
1．采購結構應與采購數量、種類區(qū)域相匹配
過多的流程環(huán)節(jié)會增加組織流程運作的作業(yè)與成本，降低工作效率。另一方面，流程過于簡單、監(jiān)控點設置不夠等，將導致采購過程操作失去控制，產生物資質量、供應、價格等問題。
2．先后順序及時效控制
應注意采購作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需的時限。例如，避免同一主管對同一采購文件做數次的簽核；避免同一采購文件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購文件會簽部門太多，影響作業(yè)時效。
3．關鍵點設置
為便于控制采購作業(yè)，在采購的各階段均能被追蹤管理，應設置關鍵點的管理要領
或辦理時限。例如，國外采購的詢價＼報價、申請輸入許可證、出具信用證、裝船、報關、提貨等均有管理要領或辦理時限。
4．權力、責任或任務的劃分
各項作業(yè)手續(xù)及查核責任，應有明確權責規(guī)定及查核辦法。比如，請購、采購、驗收、付款等權責應予區(qū)分，并確定主管單位。
5．避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復與混亂
注意變化或彈性范圍以及偶然事件的處理規(guī)則，例如，“緊急采購”及“外部授權”。
6．采購流程應反映集體決策的思想
由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質量等人員一起來決定供應商選擇。處理程序應合時宜，應注意采購程序的及時改進，早期設計的處理程序或流程。經過若干時日后，應加以檢查，不斷改進與完善，以回應組織的變更，或作業(yè)上的實際需要。
7．配合作業(yè)方式的改善
例如，手工的作業(yè)方式改變?yōu)橛嬎銠C管理輔助作業(yè)后，其流程與表格需作相當程度的調整或重新設計。