如何選擇評(píng)估供應(yīng)商
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選擇和評(píng)價(jià)供應(yīng)商是采購流程中最重要的一環(huán)，它涉及高質(zhì)量物料和服務(wù)的確定與評(píng)價(jià)。選擇和評(píng)價(jià)供應(yīng)商的過程還可細(xì)分為物色供貨廠商、精選供貨廠商和確定供貨廠商三個(gè)階段。物色供貨廠商的目的在于通過廣泛調(diào)查和收集信息，盡可能多地征求意見，最后編制出可能的供貨廠商的相關(guān)情況表，然后在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行供貨廠商的選擇決策，精選供貨廠商，有時(shí)還可編制出供貨廠商精選說明書，最后對(duì)供貨廠商進(jìn)行確定。
1．初選供應(yīng)商
(1)確定社會(huì)供應(yīng)群體范圍
從社會(huì)供應(yīng)群體中劃定參與本物料項(xiàng)目供應(yīng)的供應(yīng)商。一般來說，每一個(gè)成熟的企業(yè)都有自己的供應(yīng)商群體，如果不能滿足項(xiàng)目要求，則到社會(huì)行業(yè)供應(yīng)商群體中去尋找。但對(duì)一個(gè)新企業(yè)來說，供應(yīng)群體的確定較為困難，較妥善解決的辦法是招聘有豐富行業(yè)采購經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)證人員。
(2)研究供應(yīng)商提供的資料，并向相關(guān)供應(yīng)群體發(fā)放調(diào)查問卷
任何想成為企業(yè)供應(yīng)商的社會(huì)供應(yīng)者都應(yīng)提供介紹資料，以便成為下一步程序選中的意向供應(yīng)商。而這種介紹資料包括采購企業(yè)從相關(guān)供應(yīng)群體處回收的調(diào)查問卷。
(3)實(shí)地考察供應(yīng)商
如有可能，應(yīng)實(shí)地考察供應(yīng)商，一方面是防止供應(yīng)鏈增加不必要的中間環(huán)節(jié)，另一方面是更好地了解供應(yīng)商的實(shí)力，以便企業(yè)作出最真實(shí)、最準(zhǔn)確的判斷。
(4)與供應(yīng)商進(jìn)行談判
與供應(yīng)商進(jìn)行正面接觸是必不可少的環(huán)節(jié)，經(jīng)驗(yàn)豐富的認(rèn)證人員通過此環(huán)節(jié)基本上可以弄清供應(yīng)商群體的實(shí)力。
(5)發(fā)放認(rèn)證說明書
經(jīng)過以上四個(gè)環(huán)節(jié)，基本上確定了參與本次采購項(xiàng)目覓標(biāo)的供應(yīng)群體，然后向它們發(fā)放認(rèn)證說明書，包括圖紙、技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。
(6)供應(yīng)商提供改善報(bào)告
供應(yīng)商接到認(rèn)證說明書及相關(guān)資料后，根據(jù)自己的情況擬制《供應(yīng)報(bào)告》。主要內(nèi)容有供應(yīng)價(jià)格、品質(zhì)報(bào)告、可供數(shù)量、售后服務(wù)情況等。
(7)供應(yīng)商參與競(jìng)標(biāo)
一般重要的物料供應(yīng)，要求進(jìn)行競(jìng)標(biāo)，中標(biāo)者才可入選。
(8)選定三個(gè)以上初選供應(yīng)商
通過以上過程，認(rèn)證人員整理資料，集體決定初選供應(yīng)商的名額。
2．選擇供應(yīng)商
(1)查看采購環(huán)境
形成公司物料項(xiàng)目的采購環(huán)境后，對(duì)小規(guī)模的采購，采購環(huán)境可能記錄在認(rèn)證報(bào)告文檔上；對(duì)于大規(guī)模的采購，采購環(huán)境則使用信息系統(tǒng)來管理。訂單人員在完成訂單準(zhǔn)備之后，要查詢采購環(huán)境信息系統(tǒng)，以尋找適應(yīng)本次物料的供應(yīng)商群體。一般來說，一項(xiàng)物料應(yīng)有三家以上的供應(yīng)商，特殊情況下也會(huì)出現(xiàn)一家供應(yīng)商，即獨(dú)家供應(yīng)商。
(2)分析供應(yīng)商供應(yīng)情況
如果向一個(gè)容量已經(jīng)飽和的供應(yīng)商下單，那么訂單會(huì)難以被正常執(zhí)行，最后導(dǎo)致訂單操作失敗。經(jīng)驗(yàn)豐富的訂單人員，首先應(yīng)計(jì)算采購環(huán)境中供應(yīng)商的容量，哪些是飽和的，哪些有空余的容量。如果全部飽和，應(yīng)立即通知相關(guān)認(rèn)證人員，商討緊急對(duì)策。
(3)供應(yīng)商確認(rèn)
從主觀上對(duì)供應(yīng)商的了解需要得到供應(yīng)商的確認(rèn)，供應(yīng)商的組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、設(shè)備的變化、廠房的擴(kuò)建等都影響供應(yīng)商的訂單容量。有時(shí)需要進(jìn)行實(shí)地考察，尤其是對(duì)謊報(bào)訂單容量的供應(yīng)商。經(jīng)過以上活動(dòng)，訂單人員權(quán)衡利弊（既要考慮原定的訂單分配比例，又要考慮現(xiàn)實(shí)容量情況）后可初步確定意向供應(yīng)商，目的是確定本次訂單計(jì)劃由哪一家供應(yīng)商供應(yīng)，這是訂單操作實(shí)質(zhì)性進(jìn)展的一步。
(4)發(fā)放訂單說明書
既然是意向，就應(yīng)該向供應(yīng)商發(fā)放相關(guān)技術(shù)資料。一般來說，采購環(huán)境中的供應(yīng)商應(yīng)具備通過認(rèn)證的物料生產(chǎn)工藝文件，如果是這樣，訂單說明書就不包括額外的技術(shù)資料。供應(yīng)商在接到技術(shù)資料并分析后，即向訂單人員作出“接單”還是“不接單”的答復(fù)。
(5)確定物料供應(yīng)商
通過以上過程，訂單人員決定本次訂單計(jì)劃所投向的供應(yīng)商，必要時(shí)可上報(bào)主管審批，供應(yīng)商可以是一家，也可以是若干家。
1)選擇供應(yīng)商首先要在總包和分包之間作出選擇
在總包的情況下，完成整個(gè)任務(wù)（經(jīng)常包括設(shè)計(jì)工作）的責(zé)任被交給了供應(yīng)商。在分包中，任務(wù)被分成了幾個(gè)部分，分別包給不同的供應(yīng)商，協(xié)調(diào)由委托人負(fù)責(zé)。分包通常能夠節(jié)約開支，但是可能存在溝通問題。
①總包。總包的優(yōu)點(diǎn)在于在項(xiàng)目執(zhí)行過程中受到委托人的干涉比較有限。總包的缺點(diǎn)在于對(duì)項(xiàng)目的成本／價(jià)格結(jié)構(gòu)缺乏了解，只對(duì)所用的原料（質(zhì)量和數(shù)量）存在有限的影響。
②分包。分包的優(yōu)點(diǎn)在于：不要求委托人有相似的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，委托人只需付出有限的努力，委托人對(duì)項(xiàng)目的成本／價(jià)格結(jié)構(gòu)有深入了解，能夠更好地對(duì)供應(yīng)商和所用的原料加以控制，項(xiàng)目總成本較低。
分包的缺點(diǎn)在于：要求委托人對(duì)相關(guān)知識(shí)有深入的了解并且經(jīng)驗(yàn)豐富，項(xiàng)目的協(xié)調(diào)和監(jiān)控需要付出較多的時(shí)間和努力，溝通問題造成的風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)造成延誤。
分包的主要問題在于委托人必須對(duì)于獨(dú)立的合同之間的相互協(xié)調(diào)有相當(dāng)?shù)陌盐铡Ｔ诖耍麄€(gè)項(xiàng)目活動(dòng)中的連續(xù)性的全部責(zé)任在于委托人。如果失誤了，很明顯期望中的成本優(yōu)勢(shì)將不會(huì)實(shí)現(xiàn)，并會(huì)導(dǎo)致一定的額外支出。
2)在這個(gè)階段要做的第二個(gè)決定就是在固定價(jià)格合同、單位價(jià)格合同或者補(bǔ)償成本之間作出選擇
①固定價(jià)格合同。在按照以固定價(jià)格為基礎(chǔ)的合同執(zhí)行工作時(shí)，委托人要求供應(yīng)商以固定的價(jià)格執(zhí)行所要求的活動(dòng)，要求工作必須在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成。
固定價(jià)格合同的優(yōu)點(diǎn)在于：委托人確切地知道其財(cái)務(wù)狀況；工作完成之后沒有結(jié)算的需要，因?yàn)楣?yīng)商承擔(dān)了所有的風(fēng)險(xiǎn)；嚴(yán)格的完工日期。
由于價(jià)格是固定的，盡可能高效地完成工作就成了供應(yīng)商所關(guān)心的問題。固定的價(jià)格成了在協(xié)定條款內(nèi)盡快完成工作或交付貨物的誘因。
固定價(jià)格合同的缺點(diǎn)在于：如果委托人缺乏專業(yè)背景，就難以洞悉供應(yīng)商的成本分析，這個(gè)問題可以通過向更多的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)加以避免；準(zhǔn)備需要時(shí)間，問題在于是否有足夠的時(shí)間去準(zhǔn)備詳盡的說明書和進(jìn)行正式的競(jìng)標(biāo)程序；沒人能夠確切知道哪一個(gè)供應(yīng)商是最佳的選擇。
②成本補(bǔ)償合同。在成本補(bǔ)償合同的情況下，將要完成的活動(dòng)的特性和范圍不是事先確定的。委托人要求供應(yīng)商以事先確定的小時(shí)費(fèi)率完成要求的活動(dòng)，有時(shí)會(huì)與預(yù)先安排的百分比結(jié)合以沖銷管理費(fèi)。任務(wù)完成后的結(jié)算以供應(yīng)商的每日?qǐng)?bào)告（說明每天完成的工時(shí)）和所消耗的材料（如果有關(guān)）為基礎(chǔ)。
成本補(bǔ)償合同的優(yōu)點(diǎn)在于：委托人得到了工作的成本結(jié)構(gòu)情況；委托人在選擇供應(yīng)商時(shí)是自由的，事先就知道將與怎樣的供應(yīng)商打交道。
成本補(bǔ)償合同的缺點(diǎn)在于：沒有事先決定的固定價(jià)格，所以購買者對(duì)財(cái)務(wù)后果不是特別肯定；由于供應(yīng)商所付出的每一個(gè)工時(shí)都會(huì)得到償付，他就沒有加緊工作的動(dòng)機(jī)，每一次延誤都會(huì)向委托人收取費(fèi)用；完成日期無法確定。
這種方法的另外一個(gè)缺點(diǎn)在于委托人不會(huì)明確指出什么是他想要的。為了方便，說明書通常會(huì)留給供應(yīng)商。由于最終成本的不確定性，很多購買者都會(huì)避免采用成本補(bǔ)償合同。有些則只將其用于特定的、次要的保養(yǎng)／維修活動(dòng)，因?yàn)榇藭r(shí)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較為清楚。成本補(bǔ)償合同并非是沒有問題，一些問題必須與供應(yīng)商事先討論。采用固定價(jià)格或成本補(bǔ)償合同的決策是由如下幾個(gè)因素決定的：
•說明書的全面性。說明書的實(shí)用性是總價(jià)合同的至關(guān)緊要的先決條件，缺乏說明書會(huì)使得不同報(bào)價(jià)單之間的公平變得比較不可能。
•可用時(shí)間。委托人是否有足夠的時(shí)間進(jìn)行投標(biāo)程序和價(jià)格談判，或工作是否應(yīng)該馬上開始。
•技術(shù)專長(zhǎng)。如果工作需要專業(yè)知識(shí)和技能，通常寧愿選擇成本補(bǔ)償合同。
•產(chǎn)業(yè)知識(shí)。指的是委托人對(duì)于所從事的特定產(chǎn)業(yè)的運(yùn)作方法和價(jià)格協(xié)議的了解程度。
總而言之，在選擇供應(yīng)商階段，第一步，在總包和分包之間作出選擇。第二步，需要在固定價(jià)格合同和成本補(bǔ)償合同之間作出選擇。
③單位價(jià)格合同。在外包中經(jīng)常用到并且應(yīng)該在此提及的第三種合同類型是單位價(jià)格合同。這些合同規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)化工作和常規(guī)工作的單位活動(dòng)的價(jià)格。例如，在石油公司中，會(huì)對(duì)外包給供應(yīng)商的簡(jiǎn)單的安裝和維護(hù)工作的單位價(jià)格進(jìn)行一年一度的談判（例如所安裝的管道系統(tǒng)每米的單位價(jià)格，或者所清洗的每平方米地板的單位價(jià)格）。單位價(jià)格合同用于標(biāo)準(zhǔn)化的但是難以用數(shù)量和時(shí)間來衡量的工作。
所選擇的合同方法在很大程度上決定了購買過程的其余步驟將如何演化。因此，這些決策必須由使用者和預(yù)算持有者共同制定。然而，購買者提出的其認(rèn)為可行并且概括了考慮事項(xiàng)的各種合同方法也可能影響決策。
選擇一個(gè)供應(yīng)商是采購流程和其前期活動(dòng)中最重要的步驟之一。最后會(huì)選擇一個(gè)供應(yīng)商并與他就產(chǎn)品（或服務(wù)）的交付進(jìn)行談判，然而，有時(shí)任務(wù)可能會(huì)給予兩個(gè)或更多的供應(yīng)商（當(dāng)外購戰(zhàn)略中選擇向雙方或三方購買時(shí)），沒有被選中的供應(yīng)商會(huì)被通知并說明標(biāo)書被拒絕的原因。