流程優(yōu)化之IT方案設(shè)計與開發(fā)
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也許有些人認(rèn)為IT方案的設(shè)計與開發(fā)應(yīng)該歸類到配套方案的一部分。其實，這么認(rèn)為也沒錯。但我們?yōu)槭裁匆欢ㄒ珠_呢?因為，我們認(rèn)為IT系統(tǒng)作為保證流程執(zhí)行的兩大利器之一，IT不再僅僅是一個技術(shù)工具，更是一種強有力的管理方法。我們鼓勵所有的流程優(yōu)化方案都考慮盡可能落實到內(nèi)部信息系統(tǒng)中，這對于優(yōu)化后新流程的執(zhí)行絕對是一個有力保障。
當(dāng)然，我們這里不想長篇大論討論有關(guān)如何做IT系統(tǒng)項目的問題。但我們會就一些流程優(yōu)化項目中涉及IT系統(tǒng)開發(fā)的問題做一一探討。
IT開發(fā)人員在流程優(yōu)化項目中的定位
最早在流程優(yōu)化項目中遇到涉及IT系統(tǒng)開發(fā)時，我們的做法是邀請IT開發(fā)部人員作為項目組一名普通的成員參與項目工作。后來，我們發(fā)現(xiàn)這種合作模式存在很多問題，比如如果涉及到多個系統(tǒng)的調(diào)整，是否需要多名IT開發(fā)人員參與呢?IT開發(fā)方案的設(shè)計與實施到底誰負(fù)責(zé)呢?而且由流程優(yōu)化項目組直接協(xié)調(diào)IT開發(fā)部門內(nèi)部關(guān)系實在是一個非常棘手的事情，而且IT開發(fā)人員也沒有主管主動性，畢竟這對于他并非本職工作。
后來經(jīng)過多年的摸索，我們成功破解了這個難題。流程優(yōu)化項目組的IT開發(fā)人員定位為此流程優(yōu)化項目涉及的IT系統(tǒng)開發(fā)項目的項目經(jīng)理更為合適。這樣的話，在流程優(yōu)化項目組與IT開發(fā)部門之間，就形成了一個簡單的、統(tǒng)一的、單點溝通渠道。流程優(yōu)化項目組負(fù)責(zé)提需求，而IT開發(fā)部部負(fù)責(zé)此項目涉及的系統(tǒng)方案設(shè)計與實施。而之間的接口人就是此IT開發(fā)項目經(jīng)理。
而且為了便于對這些IT開發(fā)項目經(jīng)理的管理，
流程管理部門(或管理改進委員會)與IT開發(fā)部門之間很好地利用了績效考核這個工具。即流程優(yōu)化項目經(jīng)理對該項目的IT開發(fā)項目經(jīng)理的績效有一定權(quán)重的考核權(quán)。這無論是對于流程管理部門還是IT開發(fā)部門都是雙贏的結(jié)果。下面我們給出一個案例表供參考。
設(shè)計對應(yīng)的IT解決方案
一旦流程優(yōu)化需求方案確定后，即可交對口的IT項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織內(nèi)部人員完成《IT方案》的設(shè)計。其中細(xì)節(jié)在此我們不做多余描述。在制作解決方案過程中，流程優(yōu)化項目組需與IT開發(fā)方保持緊密溝通，以便就需求的細(xì)節(jié)達(dá)成共識。
完成《IT解決方案》后，流程優(yōu)化項目組須與IT開發(fā)方開一次“IT解決方案確認(rèn)會”。會議目的是：
l 確保《流程優(yōu)化方案》的所有需求在《IT解決方案》中都得到體現(xiàn);
l 確保流程優(yōu)化需求得到IT開發(fā)方的正確解讀;
l IT開發(fā)放可以就部分需求實現(xiàn)的可行性做出反饋，以便調(diào)整《流程優(yōu)化需求方案》;
業(yè)務(wù)管理人員與IT開發(fā)人員就同一個描述的理解往往大相徑庭。比如業(yè)務(wù)管理人員可能這樣描述一個業(yè)務(wù)優(yōu)化需求點：“原來的A-B-C的流程，把B節(jié)點取消”，而且認(rèn)為已經(jīng)把需求表達(dá)得足夠詳細(xì)啦。但作為IT開發(fā)人員可能需要了解更加詳細(xì)的信息：原來B節(jié)點的工作到底是徹底取消還是分?jǐn)偟紸或C上?改為A-C后的流程節(jié)點的判斷條件是如何變化的?A與C節(jié)點之前與B相關(guān)的信息設(shè)置是否取消，還是部分保留?
新流程上線倒計時計劃
因為IT開發(fā)的時間周期一般比較長，所以在IT系統(tǒng)開發(fā)即將完成時，我們一般會做一個《新流程上線倒計時計劃》，這有利于重新整合團隊的凝聚力。這不是一個必須制定的計劃，只有項目比較大，需要配合的工作比較多時，才有必要考慮借用這個工具保障項目的質(zhì)量，這只是一個錦上添花的工具。
IT系統(tǒng)的測試
IT系統(tǒng)開發(fā)完成后，流程優(yōu)化項目組應(yīng)該組織相關(guān)崗位配合IT開發(fā)部門做系統(tǒng)測試。如果流程改變比較大，流程優(yōu)化項目組應(yīng)該與IT開發(fā)部門一道制定系統(tǒng)測試計劃。測試的過程，可以幫助流程優(yōu)化更加完善、更加細(xì)化、更加具有可操作性。
下面我們提供一個較為簡單但實用的的方法工具：
系統(tǒng)測試設(shè)計表
對應(yīng)優(yōu)化需求點測試點及測試方法測試人員測試時間測試結(jié)果發(fā)現(xiàn)問題跟進措施
測試點的設(shè)計應(yīng)該至少考慮以下因素：
訂單類型設(shè)計。根據(jù)不同功能點要求設(shè)置不同的類型的單據(jù)，要做到每個功能點都測試到。
各種異常情況模擬。關(guān)鍵是看是否可以處理和返回處理，或可以擱置處理異常。
系統(tǒng)完整性測試。是否出現(xiàn)異常錯誤，系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的操作人員是否可以看到足夠的信息滿足來自工作及客戶各方面的要求。
系統(tǒng)容錯性測試。可以故意做一些錯誤操作，看系統(tǒng)是否可以識別和處理。
系統(tǒng)可操作性測試。檢驗用戶界面是否友好，是否符合操作習(xí)慣。
系統(tǒng)安全測試。各測試人員是否看到或者可以操作自己本不應(yīng)該處理的數(shù)據(jù)。
流程的測試。測試數(shù)據(jù)是否按照預(yù)計流程的時間先后出現(xiàn)。
數(shù)據(jù)結(jié)果的測試。各條數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)中最終是否可以產(chǎn)生準(zhǔn)確的結(jié)果。
工作時間角度。比如周末、假期、客戶數(shù)據(jù)的時間先后。
測試完成后，IT開發(fā)方負(fù)責(zé)編寫系統(tǒng)操作手冊給到流程優(yōu)化項目組，以便做后續(xù)培訓(xùn)使用。因為這個手冊是站在IT開發(fā)方角度寫的，所以流程優(yōu)化項目組應(yīng)該站在業(yè)務(wù)管理的角度豐富一下這個操作手冊。