如何編寫一份實用的工作說明書
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工作說明書作為組織重要的文件之一，是對某類職位的工作性質(zhì)、任務、責任、權限、工作內(nèi)容和方法、工作環(huán)境和條件，以及本職務任職人資格條件所作的書面記錄。通過工作分析程序獲得的資料，經(jīng)過歸納與整理，可撰寫成工作說明書。
工作說明書主要內(nèi)容
工作說明書的編寫無固定的模式，需要根據(jù)該企業(yè)職務分析的特點、目的與要求具體確定編寫的條目。工作說明書一般包括以下內(nèi)容：
1、工作標識
包括工作的名稱、編號、工作所屬部門或班組、工作地位、工作說明書的編寫日期、編寫人與審核人，以及文件確認時間等項目。
2、工作綜述
描述工作的總體性質(zhì)，即列出主要工作的特征以及主要工作范圍。
應盡量避免在工作綜述中出現(xiàn)籠統(tǒng)的描述，比如“執(zhí)行需要完成的其他任務”。雖然這樣的描述可以對主管人員分派工作提供更大的靈活度，但實際上，一項經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容而不被明確而清晰寫進工作說明書，只是用“所分配的其他任務”一類的文字，就很容易為回避責任找到一種托辭，這使得對工作的性質(zhì)以及員工需要完成的工作的敘述出現(xiàn)有意統(tǒng)的描述，比如“執(zhí)行需要完成的其他任務”。雖然這樣的描述可以對主管人員分派工作提供更大的靈活度，但實際上，一項經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容而不被明確而清晰寫進工作說明書，只是用“所分配的其他任務”一類的文字，就很容易為回避責任找到一種托辭，這使得對工作的性質(zhì)以及無意的漏洞。
3．工作活動和程序
包括所要完成的工作任務、職位責任、所使用的工具以及機器設備、工作流程、與其他人聯(lián)系、所接受的監(jiān)督以及所實施的監(jiān)督等。
4．工作條件與物理環(huán)境
簡要地列出有關的工作條件，包括工作地點的溫度、濕度、光線、噪聲程度、安全條件、地理位置等。
5．內(nèi)外軟性環(huán)境
包括工作團隊中的人數(shù)、完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度、各部門之間的關系、工作現(xiàn)場內(nèi)外的文化設施、社會習俗等。
6．工作權限
包括工作人員決策的權限和行政人事權限、對其他人員實施臨督權以及審批財務經(jīng)費和預算的權限等。
7．工作的績效標準
工作說明書巾還需包括有關績效標準的內(nèi)容，即完成某些任務或工作量所要達到的標準。這部分內(nèi)容說明企業(yè)期望員工在執(zhí)行工作說明書中的每一項任務時所達到的標準或要求。
比如，要確定績效標準，只要把下面的話補充完整就可以了：“如果你做到這樣，我會對你的工作很滿意。”對于工作說明書中的每一職責和任務都能按照這句話指引敘述完整，自然就會形成一套較完整的績效標準。
8．聘用條件
包括工作時數(shù)、工資結構、支付工資的方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機會、工作的季節(jié)性、進修與學習的機會等。
9．工作要求
主要說明擔任此職務的人員應具備的基本資格和條件，基本分為：
①一般要求：包括年齡、性別、學歷、工作經(jīng)驗；
②身體要求：包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度；
③心理要求：包括觀察能力、學習能力、解決問題的能力、語言表達能力、人際交往能力、性格特點、品格氣質(zhì)、興趣愛好等。
工作說明書編寫要求
工作說明書任組織管理中的地位極為重要，是人力資源部門與相關用人部門招聘人員和考核的重要決策和參考依據(jù)。一份實用性強的工作說明書應符合下列要求：
1、清晰明白
在編寫工作說明書時，對于工作的描述必須清晰透徹，讓任職人員讀過以后，可以準確地明白其工作內(nèi)容、工作程序與工作要求等，無需再詢問他人或查看其他說明材料。應避免使用原則性的評價，同時對較專業(yè)且難懂的詞匯必須解釋清楚，以免在理解上產(chǎn)生誤差。這樣做的目的是為了使用工作說明書的人能夠清楚地理解這些職責。
2、具體細致
在說明工作的種類、復雜程度、任職者須具備的技能、任職者對工作各方面應負責任的程度這些問題時，用詞應盡量選用一些具體的動詞，盡量使用能夠準確地表達你的意思的語言。
比如運用“安裝”、“加工”、“設計”等詞匯，避免使用籠統(tǒng)含糊的語言，如在一個崗位的職責描述上，使用了“處理文件”這樣的文句，顯然有含混不清的成份，“處理”是什么意思呢?因此，住具體的編寫時，需要仔細區(qū)分到底是對文件進行分類，還是進行分發(fā)。
3、簡短扼要
整個工作說明書必須簡短扼要，以免由干過于復雜、龐大，不便于記憶。在描述一個崗位的職責時，應該選取主要的職責進行描述，一般不超過十項為適，對于兼顧的職責可作出必要的補充或說明。
編寫時應注意的事項
1、以符合邏輯的順序來編寫
一般說來，一個崗位通常有多項工作職責，在工作說明書中羅列這些工作職責并非是雜亂無章的、隨機的，而是要按照一定的邏輯順序來編排，這樣才有助于理解和使用工作說明書。
2、盡量使用通俗易懂的語言
應盡量避免過于強調(diào)技術性的文字或概念，所描述工作說明書不僅要讓上級能夠理解，更重要的是上崗人員能實實在在地領會，因此，當遇到技術性的問題時，應盡量轉化成較為通俗的解析。
3、應該表明各項職責重次性
許多具體的工作，所出現(xiàn)的頻率、各項職責所占的時間比重都有所不同。因此，可考慮按重次程度自上而下排列，或者結合各項職責出現(xiàn)的頻率高低，在對應的備注欄上說明職
責住總的職責中占的比例。
要較好的編寫工作說明書，不僅要清楚其崗位工作的豐要內(nèi)容，而且對其職責大小與次序的劃分也是要明確的。在實際編寫方面，可按照各項職責的重要程度、難易程度和任職者花費的時間等進行具體分析，關鍵是客觀如實和可操作性(即做什么、如何做、做得好)。
一般來說，由于基層或生產(chǎn)線員工的工作更為具體，其工作說明書中的描述也應更為詳細。實際上，許多企業(yè)是使用“作業(yè)指導書”和“崗位操作規(guī)程”來替代的。