如何做好項目的驗收管理
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項目成功就是項目工作順利完成，達到項目目標，完成項目驗收工作。項目驗收工作是獲得用戶認同的過程，是對整個項目成果的檢驗，在沒有獲得用戶真正的認同前，用戶不會輕易驗收一個項目，反而會在驗收時提出大量的要求，如需求變更、文檔、質(zhì)量等等多方面問題來延遲項目的驗收。這個問題，一直是擺在各項目經(jīng)理和各公司前面的難題，造成這種情況的原因是多方面的。
既然項目管理的最終目標就是為了結(jié)束項目，那么項目組在項目中每一項工作也都是為實現(xiàn)這一目標。項目經(jīng)理在推動項目向前進的時候，都應(yīng)該思考如何去達成這個目標。說到底，用戶的認同是關(guān)鍵，而要獲得各類用戶的認同，卻相當困難。但是如果將項目工作的粒度細分，如果各細分粒度的子項獲各類用戶的基本認同時，也就是說當子目標獲得認同時，最終目標要獲得認同，應(yīng)該不是很困難了。從這個角度看來，項目經(jīng)理需要對整個項目執(zhí)行過程中如何獲得用戶認同進行思考。當然要獲得用戶認同不僅僅是項目管理方面的工作，也有很大程度上與技術(shù)相關(guān)，本文僅從項目管理角度方面進行討論。
一、項目規(guī)劃
制訂驗收標準與規(guī)劃，為執(zhí)行提供依據(jù)通過規(guī)劃的認同，制訂項目執(zhí)行過程中的標準過程與規(guī)范，建立標準模版與流程，為項目的執(zhí)行鋪平道路。項目啟動階段，是對項目管理進行總體的規(guī)劃，當然也應(yīng)該包括對驗收的規(guī)劃。對驗收的規(guī)劃具體應(yīng)該包括以下幾方面：
1、明確項目總體驗收條件，根據(jù)總體驗收文件，明確項目總目標，再將目標進行階段拆分，形成階段性目標;比如某項目的項目目標是在四個月內(nèi)完成某業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)與上線運行。對于這個總的目標，可以根據(jù)軟件工程將項目拆分為多個階段，對于每一個階段，制訂計劃開始日期與結(jié)束日期，形成階段性目標。
2、對驗收的內(nèi)容進行分析、細化，明確每一個目標要達到的詳細的、明確的要求;對每一個目標進行量化;比如在驗收中一般會提到要求提交清晰易懂的原程序代碼、技術(shù)文檔、項目管理文檔等，其要求一般在前期比較模糊，但是這些文檔卻是整體項目過程中詳細工作的產(chǎn)出，如果在項目后期去補，一方面過程文檔由過程產(chǎn)生，是否可以補?即使可以補也將嚴格影響項目驗收的進度。因此，在項目的前期，項目經(jīng)理應(yīng)負責和用戶一起制訂驗收文檔的標準、樣例，形成本項目的驗收的量化標準，并使用到項目過程的每一項工作中，做到所有的產(chǎn)出都與驗收目標保持一致。
3、明確一個階段(里程碑)完成和進入下一個階段(里程碑)的要求，也就是說，當前一個目標完成的程度如何時，才能進入到下一個目標的要求;比如在需求階段，是否一定要確認了需求才進入到開發(fā)階段呢?用戶還未確認需求，下一個設(shè)計開發(fā)階段是否應(yīng)該啟動呢?風險如何控制呢?
4、明確在每一個階段結(jié)束后，是否進行核實工作、要核實哪些工作、如何進行核實工作;比如在需求完成后，進行需求的階段(里程碑)總結(jié)，核實項目建設(shè)范圍的完成情況，并多方確認達成一致意見。
以上每一項工作，在項目啟動的前期，都必須與用戶方的項目負責人達到一致意見，形成項目中必須遵守的文檔化的標準模版、執(zhí)行流程，作為項目執(zhí)行的依據(jù)。
二、項目監(jiān)控與執(zhí)行
執(zhí)行與監(jiān)控規(guī)劃，收集階段性驗收的成果作為軟件工程項目來說，執(zhí)行的過程時間比較長，最終的產(chǎn)品是逐步獲得用戶滿意的過程：首先是需求，再次是功能，最后是售后服務(wù)，對每一項內(nèi)容的滿意，用戶才會對最終的結(jié)果滿意。因此收集項目執(zhí)行過程中的成果，為最終的驗收作準備。
1、用戶對需求規(guī)格說明書的簽字確認，是對需求階段性成果的驗收。用戶要同意在需求規(guī)格說明書上進行簽字確認，是用戶對需求滿意的一種確認。用戶一般都不會輕易的對需求進行確認，所以在整個需求階段，通過互動，逐步獲得用戶認同。包括：?用戶對本身提出的初步要求的確認：需求調(diào)研人員應(yīng)做好充分的調(diào)研準備，傾聽并引導(dǎo)用戶闡述需求，在調(diào)研過程中記錄和討論需求，在調(diào)研結(jié)束時確認需求;?需求調(diào)研后，通過原型等技術(shù)，描述用戶需求，與用戶一起討論系統(tǒng)的展現(xiàn)模式與方法，充分讓用戶了解并提出意見，根據(jù)用戶的意見進行調(diào)整;?形成需求初稿后，交由用戶進行充分的評審與審核，對評審與審核意見進行反饋，直至評審?fù)ㄟ^;?通過以上過程需求規(guī)格說明書，一般用戶沒有特別的理由拒絕簽字。而簽字確認其實是對需求的書面的確認。這個版本的需求可以作為后續(xù)所有工作的基線，是項目驗收的重要的內(nèi)容。
2、用戶對產(chǎn)品的確認測試結(jié)果，是對設(shè)計與開發(fā)階段成果的驗收。?如果用戶是自己來測試產(chǎn)品的話，為加深用戶對需求的進一步的認識，項目組應(yīng)該組織進行確認測試的培訓(xùn)，指導(dǎo)用戶編寫測試用例。這是增加用戶了解未來產(chǎn)品的機會，如果在需求階段有認真進行各步驟的話，應(yīng)該不需要擔心會產(chǎn)生大量的需求變更，個別的還是會有。?用戶進行產(chǎn)品的測試過程中，是對正式的產(chǎn)品的一個接受過程，依據(jù)雙方確認的需求規(guī)格說明書對產(chǎn)品進行測試，對產(chǎn)品的實現(xiàn)需求的程度進行確認，并識別可能的需求變更。
3、用戶對產(chǎn)品上線運行的批準，是對整個產(chǎn)品與培訓(xùn)的驗收。?用戶進行確認測試通過后，在用戶培訓(xùn)過程中，將培訓(xùn)的效果進行量化，由參與培訓(xùn)的人員進行反饋，反饋的結(jié)果則表示了用戶對產(chǎn)品的滿意程度;?在用戶已對產(chǎn)品接受的前提下，進行培訓(xùn)，向用戶提出上線申請，如果上線申請獲得審批，則表示用戶已對前期的成果進行了驗收，確認產(chǎn)品符合用戶需求，可以投入到使用。
4、用戶對使用情況的確認，是對產(chǎn)品應(yīng)用與服務(wù)的驗收。?系統(tǒng)上線運行后，及時解決出現(xiàn)的問題，并與用戶一起對系統(tǒng)的運行情況進行總結(jié)，包括使用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)產(chǎn)出情況、使用人員的情況，總結(jié)報告與用戶一起進行確認。以上過程是一環(huán)緊扣一環(huán)的，如果第一步?jīng)]有做好，后面的就很難處理，并給最終的驗收造成困難。
三、項目收尾
成果核實，驗收確認如果在項目過程中嚴格執(zhí)行了以上的各分項的驗收工作，在項目收尾驗收時，真正需要做的工作是對整個項目的工作進行匯總、總結(jié)，呈現(xiàn)整體成果：1、組織各方對收集匯總后的結(jié)果進行統(tǒng)一的確認：包括驗收的技術(shù)文檔、過程文檔、工作結(jié)果集、遺留的問題清單和維護期內(nèi)的售后服務(wù)條款;2、協(xié)助監(jiān)理召開驗收會議，提交正式的成果，由用戶對項目進行驗收;3、確認最終的驗收成果，總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)。