以溝通為基礎(chǔ)的研發(fā)團(tuán)隊績效改善
作者: 來源: 文字大小:[大][中][小]
當(dāng)前IT行業(yè)
研發(fā)團(tuán)隊中普遍存在開發(fā)人員埋頭于具體
產(chǎn)品開發(fā)、各自為戰(zhàn)、只關(guān)心近期利益和自身利益的現(xiàn)象，未能形成強(qiáng)有力的研發(fā)效果。
隨著時間的推移，更多的矛盾和抱怨也都顯現(xiàn)出來：“決策權(quán)和發(fā)言權(quán)被少數(shù)團(tuán)隊成員控制”、“有人缺席時，其他成員不知如何代替他進(jìn)行有效工作”、“針對我們的不足，公司的培訓(xùn)計劃很少有效果”、“團(tuán)隊的集體會議通常是浪費時間”。
那么，我們?nèi)绾握页霾⒋_認(rèn)哪些方面是研發(fā)團(tuán)隊需要改進(jìn)的呢?
調(diào)查
針對這些問題，通過對我公司研發(fā)中心16個月的跟蹤調(diào)查和分析，實施了以溝通為基礎(chǔ)的團(tuán)隊績效改善計劃，至今我們認(rèn)為，研發(fā)團(tuán)隊的凝聚力與研發(fā)工作質(zhì)量都得到明顯提高。在此，將實施過程與大家分享。
首先，根據(jù)團(tuán)隊情況，擬定調(diào)查問卷。針對研發(fā)人員的普遍特點，我們選取幾位員工小范圍調(diào)查，這樣做的目的是為了就調(diào)查問卷中問題的清晰度以及對調(diào)查者的影響力進(jìn)行反饋。接著，我們又根據(jù)小范圍的反饋結(jié)果對題目進(jìn)行修改。最后再進(jìn)行全范圍的調(diào)查，最終得出完整的調(diào)查反饋結(jié)果。
正式的調(diào)查問卷我們按照目標(biāo)設(shè)定、職責(zé)分配、人際關(guān)系、工作程序等四個方面，共設(shè)定了40個題目。
目標(biāo)設(shè)定在指導(dǎo)和激勵員工方面的作用是眾所周知的，合理的目標(biāo)可以讓研發(fā)人員更勤奮、更專注，也會在一定程度上影響研發(fā)項目的質(zhì)量。目標(biāo)設(shè)定的調(diào)查，主要針對員工對現(xiàn)階段團(tuán)隊的工作目標(biāo)、個人工作任務(wù)、衡量團(tuán)隊成功的標(biāo)準(zhǔn)是否明確等方面進(jìn)行展開，包括與個人目標(biāo)的吻合程度等。
職責(zé)分配清晰與否，關(guān)系到目標(biāo)能不能快速、準(zhǔn)確的完成。如果不清晰，就會出現(xiàn)前面所講的，有人缺席時其他成員不知如何代替他進(jìn)行有效工作的情況。明確了職責(zé)，還應(yīng)該有相應(yīng)的知識點與技能的培訓(xùn)活動，以幫助員工發(fā)展，提高員工勝任力。
人際關(guān)系調(diào)查的內(nèi)容主要包括團(tuán)隊間的溝通、信任、態(tài)度、合作程度等幾個方面。
而工作程序調(diào)查則是從團(tuán)隊成員間工作需要遵循的程序來進(jìn)行的。如：是否有固定工作流程?現(xiàn)在工作程序是否已經(jīng)過時?團(tuán)隊是否鼓勵創(chuàng)新?等等。從這些方面判斷研發(fā)團(tuán)隊的工作程序是否合理，是否已經(jīng)“公式化”，是否需要進(jìn)行改善。
分析
根據(jù)一年多的跟蹤調(diào)查分析我們發(fā)現(xiàn)有以下特點：
初期調(diào)查分析中得出了一個類似于“正弦函數(shù)”圖形的波浪曲線。可以看出，隨著時間的不斷變化，團(tuán)隊整體的滿意度是成規(guī)律的周期性變化的。在企業(yè)運(yùn)營中周期性“波谷”出現(xiàn)將影響研發(fā)工作質(zhì)量。我們僅僅了解員工意見和態(tài)度是非常不夠的，于是，我們將調(diào)查擴(kuò)大到從新員工到崗的兩周內(nèi)進(jìn)行，每半年進(jìn)行一次跟蹤分析，爭取通過及時的改進(jìn)來推動研發(fā)，在團(tuán)隊成員中產(chǎn)生向心力和上升力。把調(diào)查分析的問題，融入到公司管理培訓(xùn)、研發(fā)中心崗位技能培訓(xùn)過程中去。
經(jīng)過一年的時間，我們發(fā)現(xiàn)曲線的形狀進(jìn)一步變化，員工的整體情況呈現(xiàn)上升的趨勢。在實踐中，研發(fā)工作質(zhì)量、研發(fā)團(tuán)隊凝聚力得到很大的提高。
對策
通過對研發(fā)團(tuán)隊個別成員的追蹤訪談，我們發(fā)現(xiàn)新員工在最初6～8個月期間，員工工作時間(指到達(dá)公司崗位時間)與對團(tuán)隊滿意度是成反比的，也就是我們常說的“相處時間長了，抱怨更多了”。在這個過程中，我們立即根據(jù)技術(shù)研發(fā)人員的特點，經(jīng)過充分準(zhǔn)備開展了“研發(fā)中心與員工職業(yè)生涯和諧發(fā)展”系列活動，較好的解決了技術(shù)人員的職業(yè)發(fā)展、職業(yè)路徑選擇、個人SWOT認(rèn)知等問題，讓員工體會到研發(fā)中心發(fā)展與員工職業(yè)生涯和諧統(tǒng)一的關(guān)系。
總結(jié)
不過在實施的過程中，我們也遇到一些新的問題，需要我們持續(xù)的來解決。例如，員工團(tuán)隊溝通合作氛圍提高了，但是員工之間、研發(fā)小組之間的適度競爭卻不夠了。如何可持續(xù)地保持研發(fā)團(tuán)隊高效的研發(fā)質(zhì)量，是我們下一步需要系統(tǒng)思考與解決的問題之一。
經(jīng)過長期與研發(fā)團(tuán)隊成員交流及團(tuán)隊改進(jìn)實施全過程，我們發(fā)現(xiàn)中小型IT企業(yè)的研發(fā)團(tuán)隊的改進(jìn)工作，由于受到企業(yè)規(guī)模、人員、管理水平、執(zhí)行力、培訓(xùn)效果等多方面局限性，團(tuán)隊改進(jìn)并不會因為人員少就容易實施。如果細(xì)節(jié)處理的不好，往往會在實施的任何地方都可能受到阻力、壓力或無法達(dá)到預(yù)期的效果。因此總結(jié)起來，以下幾點也是我們實施過程堅持的原則：
1、“溝通”將貫穿整個團(tuán)隊管理和改進(jìn)的全過程。只有通過溝通，主管才能找出團(tuán)隊在項目中出現(xiàn)的問題。了解不足，把握全局，進(jìn)行規(guī)劃。正所謂“能此者大道坦然，不能此者孤帆片舟”。
溝通是一個為了設(shè)定的目標(biāo)，把信息、思想和情感在個人或團(tuán)隊間傳遞，并達(dá)成共同協(xié)議的過程。溝通是持續(xù)的，而非心血來潮的過場。盡管研發(fā)團(tuán)隊成員都知道“溝通”的重要性，但是在具體執(zhí)行的時候，過程和結(jié)果大打折扣，也就是說“知”易“行”難，但歸根結(jié)底，其實是“知”不易，“行”更難。因此我們也根據(jù)研發(fā)人員的特點和工作需要，從不同的角度進(jìn)行了系列的內(nèi)訓(xùn)。從內(nèi)訓(xùn)過程中，我們總結(jié)出：越是與研發(fā)人員職業(yè)發(fā)展和為完成工作所需的任務(wù)技能相關(guān)的案例、角色扮演、討論越受員工歡迎，效果也是最好的。
在與員工的溝通過程中，首先，訪談人要對自己進(jìn)行“身份定位”，是上司、同事，還是朋友?為了保證反映問題的客觀真實性，建議可以由主管和一個“中立”的第三人分別與員工進(jìn)行“一對一”的溝通;其次，就是溝通氣氛。是在聽匯報、聊天還是傾聽?最后，就是過程中對問題或潛在問題的把握。由于是兩個人以不同的身份來訪談，而且不管主管是否承認(rèn)，事實上主管獲得的信息是存在“水分”的，所以要從不同的角度綜合評估訪談情況。溝通中注意適當(dāng)運(yùn)用“開放式問題”和“封閉式問題”的提問方式。
2、建立固定、有效的信息傳遞渠道，保證信息的雙向反饋。在調(diào)查(溝通)之前，我們必須確定哪些行動是可能的、哪些不是。所以當(dāng)團(tuán)隊成員提出關(guān)注的事情時，主管需要與成員交流，使員工明白，主管已經(jīng)知道，正在落實中;或者由于客觀情況，不能立即采納，但也需要有相應(yīng)的措施，讓員工了解自己所反映問題已經(jīng)解決或正在解決，這也是對參與調(diào)查的員工的最大鼓勵與尊敬。
3、不斷改進(jìn)調(diào)查問卷題目。每次調(diào)查要根據(jù)階段性工作進(jìn)行多層次的分析與計劃，保證調(diào)查成為促進(jìn)團(tuán)隊改進(jìn)的有效手段之一。如果每一次調(diào)查問卷題目一樣，會給研發(fā)中心員工的內(nèi)心帶來一些抵觸情緒，影響調(diào)查分析的效果，最后導(dǎo)致不能有效的持續(xù)改進(jìn)。
4、直接領(lǐng)導(dǎo)的參與和支持。在整個團(tuán)隊改進(jìn)計劃中，通過爭取上層領(lǐng)導(dǎo)的支持與參與，在組織內(nèi)部形成一種鼓勵性氛圍也很必要。同時根據(jù)調(diào)查分析情況，還應(yīng)及時向公司管理層匯報，以爭取研發(fā)團(tuán)隊改進(jìn)實施與公司整體經(jīng)營戰(zhàn)略、人力資源發(fā)展戰(zhàn)略相互支持，整合實施。