采購(gòu)管理策略：采購(gòu)戰(zhàn)略制定的戰(zhàn)略構(gòu)想和實(shí)施
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戰(zhàn)略構(gòu)想包括愿景陳述的構(gòu)想、使命陳述的擬訂、目標(biāo)的衍生三個(gè)部分。
1．愿景陳述的構(gòu)想
愿景陳述是要清楚地描述一個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的機(jī)構(gòu)、職能或業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際、可信和正面的未來(lái)狀態(tài)。
一個(gè)典型的采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的愿景陳述可以是：在戰(zhàn)略性的組織貨源、決策支持和廣泛合作上，以最高可達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)去發(fā)展采購(gòu)的步驟，去開(kāi)發(fā)遍及企業(yè)的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的員工能力，以確保經(jīng)過(guò)共同努力后，競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)能體現(xiàn)在降低了的
采購(gòu)成本、縮短了的供應(yīng)周期以及加強(qiáng)了的供應(yīng)商合作上。
2．使命陳述的擬訂
愿景陳述和使命陳述有時(shí)可以認(rèn)為是同義詞，但是Campbell和Yeung指出了它們的某些不同之處：
①愿景是指將來(lái)的狀態(tài)“好于現(xiàn)在的狀態(tài)”，如英國(guó)航空公司立志要成立世界上最令人滿意的航空公司，以及微軟公司號(hào)稱要讓PC進(jìn)入每個(gè)家庭。而使命陳述則是指“此地和此時(shí)”。
②當(dāng)一個(gè)愿景已經(jīng)達(dá)到，一個(gè)新的愿景就需要制定出來(lái)，而使命就可能保持原樣。
③愿景更多的是與目標(biāo)聯(lián)系在一起，而使命則是更多地與行為方式聯(lián)系在一起。
因此，相對(duì)而言，使命是一個(gè)無(wú)時(shí)間的概念，更多地考慮組織機(jī)構(gòu)今天的管理方式和它的目的。使命陳述的目的是同時(shí)在策略的構(gòu)想和保持策略的重點(diǎn)這兩個(gè)方面。
在職能層上，使命陳述應(yīng)體現(xiàn)：職能總體目標(biāo)、如何實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)部和外部關(guān)系的基準(zhǔn)以及與企業(yè)層策略的聯(lián)系。
3．目標(biāo)的衍生
目標(biāo)可以是企業(yè)層、業(yè)務(wù)層或職能層。企業(yè)層和業(yè)務(wù)層的目標(biāo)是策略性、長(zhǎng)遠(yuǎn)和籠統(tǒng)的；而職能層的目標(biāo)則是戰(zhàn)術(shù)性的、短期的和具體的。
采購(gòu)總?cè)蝿?wù)的典型定義是：以合適的價(jià)格和合適的數(shù)量，從合適的貨源那里獲得合適質(zhì)量的物資，并遞送到合適的收貨地點(diǎn)。
但這樣的定義多少有些太簡(jiǎn)單化了，原因如下：
①這里的術(shù)語(yǔ)“合適的”一詞有太多不確定性，每個(gè)組織機(jī)構(gòu)對(duì)“合適的”的定義是不同的。
②“合適的”會(huì)隨總體采購(gòu)情況和外部環(huán)境變化而變化。
③所規(guī)定的“合適的”必須始終如一地與組織機(jī)構(gòu)的目標(biāo)一致，該目標(biāo)又衍生出職能部門(mén)的目標(biāo)。
④在實(shí)際中，有些“合適的”條件是無(wú)法兼得的。例如，有可能獲得的貨物的質(zhì)量是合適的，卻不一定得到合適的價(jià)格——“最好的供應(yīng)商通常是最繁忙的，也是要價(jià)最高的”。
因此，采購(gòu)的目標(biāo)必須在指定時(shí)間內(nèi)按企業(yè)總策略和總要求予以平衡和協(xié)調(diào)。
戰(zhàn)略構(gòu)想和戰(zhàn)略實(shí)施的主要區(qū)別如表所示。
表 戰(zhàn)略構(gòu)想和戰(zhàn)略實(shí)施的對(duì)比
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戰(zhàn)略構(gòu)想
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戰(zhàn)略實(shí)施
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在運(yùn)作前各種力量的定位
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在運(yùn)作中管理各種力量
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強(qiáng)調(diào)成效
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強(qiáng)調(diào)效率
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基本上是一個(gè)智慧的過(guò)程
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基本上是一個(gè)運(yùn)作的過(guò)程
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需要主動(dòng)性和好的分析技巧
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需要特別的激勵(lì)和領(lǐng)導(dǎo)技巧
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需要少數(shù)幾個(gè)人之間的協(xié)調(diào)
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需要眾人之間的協(xié)調(diào)
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如上表所示，策略實(shí)施關(guān)系到以下方面：組織機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)、資源分配、政策及步驟。
1．組織機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)
組織機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)是指一個(gè)職能部門(mén)或一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)與組織機(jī)構(gòu)或供應(yīng)鏈中所有其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)系。
2．資源分配
在大多數(shù)組織機(jī)構(gòu)中，分配到某個(gè)職能部門(mén)或業(yè)務(wù)活動(dòng)的財(cái)務(wù)、物資、人力和技術(shù)的資源會(huì)以量化方式減少，并以預(yù)算和財(cái)務(wù)結(jié)算報(bào)表的形式顯示為達(dá)到特定目標(biāo)和實(shí)施構(gòu)想策略所必需的資源。
3．政策
政策是實(shí)施策略的手段。政策是各項(xiàng)原則所組成的實(shí)體，以明確發(fā)布或暗示手段來(lái)表達(dá)企業(yè)的前進(jìn)目標(biāo)，并作為企業(yè)主管決策的指導(dǎo)方針。政策是強(qiáng)制性的，必須讓組織機(jī)構(gòu)內(nèi)所有的人員和業(yè)務(wù)活動(dòng)都服從?？紤]一下政策制定的好處以及采購(gòu)的政策是很有必要的。
(1)政策制定的好處
在企業(yè)層、職能層和運(yùn)作層，政策的制定有下列好處：
①企業(yè)采購(gòu)政策提供給主管們構(gòu)思職能層和運(yùn)作層策略的指導(dǎo)方針。
②政策為任何具體行動(dòng)計(jì)劃提供了建立在原則和先例基礎(chǔ)上的權(quán)威。
③政策設(shè)定了管理控制的基礎(chǔ)，提供了組織機(jī)構(gòu)中各單位協(xié)調(diào)合作的機(jī)會(huì)，并縮短了管理層作決定的時(shí)間。
④通過(guò)對(duì)正常職能行為提供指導(dǎo)，使管理層更好地處理特別案例，新決策的制定只需著重考慮處理例外情況。
⑤政策引導(dǎo)步驟的統(tǒng)一性以及行動(dòng)和思想的一致性。
(2)采購(gòu)政策
1)采購(gòu)政策的內(nèi)容
采購(gòu)政策包含以下幾方面：
①有關(guān)供應(yīng)商關(guān)系的政策。例如，我們所選擇的政策是關(guān)于與供應(yīng)商建立什么樣類型的關(guān)系，但無(wú)論什么樣關(guān)系的類型，我們都將本著職業(yè)尊重的精神對(duì)待它們，并嚴(yán)守相關(guān)各方的業(yè)務(wù)機(jī)密。我們應(yīng)主動(dòng)提升自身形象，而不應(yīng)一成不變。根據(jù)行業(yè)實(shí)踐的最高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，我們期望被認(rèn)為是公正的、強(qiáng)有力的、完全是專業(yè)化的以及運(yùn)作表現(xiàn)力很強(qiáng)的。
②機(jī)構(gòu)內(nèi)部政策。例如，我們的政策是盡可能支持內(nèi)部供應(yīng)者，并將產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量提升到與外部市場(chǎng)相當(dāng)?shù)母叨?。任何員工不得以公司名義或采購(gòu)便利并以優(yōu)惠價(jià)格為私人或其關(guān)注的其他人或單位獲取物資或服務(wù)。
③組織貨源政策。例如，只有達(dá)到公司供應(yīng)商選評(píng)程序要求的，以及能夠完全履行公司合同義務(wù)的供應(yīng)商才得以啟用。買(mǎi)方應(yīng)按實(shí)際需要積極地從全球市場(chǎng)尋找貨源，同時(shí)考慮企業(yè)準(zhǔn)則和規(guī)章制度。
2)在準(zhǔn)備政策陳述時(shí)需考慮的因素
政策陳述可以實(shí)實(shí)在在地根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的每個(gè)方面來(lái)撰寫(xiě)。在準(zhǔn)備政策陳述時(shí)，要考慮的其他方面有：
①采購(gòu)的權(quán)限——誰(shuí)能進(jìn)行采購(gòu)工作，權(quán)限有多大。
②采購(gòu)卡的使用。
③基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)。
④環(huán)境保護(hù)政策。
⑤廢棄物和剩余物的處理。
⑥從中小型企業(yè)采購(gòu)和本地采購(gòu)。
⑦電子采辦。
⑧職業(yè)道德政策。
3)對(duì)個(gè)別組織機(jī)構(gòu)的采購(gòu)政策應(yīng)遵循的原則
然而，經(jīng)濟(jì)組織機(jī)構(gòu)聯(lián)合會(huì)建議，對(duì)個(gè)別的組織機(jī)構(gòu)采購(gòu)政策應(yīng)遵循三個(gè)原則：
①采購(gòu)的政策應(yīng)瞄準(zhǔn)這樣的目標(biāo)，即以經(jīng)濟(jì)上合理的方式去選擇，且采辦到盡可能最好的商品和服務(wù)。
②全球范圍的供應(yīng)商應(yīng)該有資格參與到符合公開(kāi)、公正和透明原則的以及易于理解和操作簡(jiǎn)單的采購(gòu)交易中去。
③采購(gòu)交易應(yīng)該對(duì)全人類和社會(huì)作出重要貢獻(xiàn)。例如，企業(yè)集團(tuán)的采購(gòu)工作實(shí)踐應(yīng)該充分考慮有效地保護(hù)自然資源和有效地保護(hù)人類生存的環(huán)境。
采購(gòu)政策通常在采購(gòu)手冊(cè)中專門(mén)加以介紹，采購(gòu)手冊(cè)一般定期出版修正版。采購(gòu)政策會(huì)因滿足個(gè)別情況需要而有變化，如按供給不同作細(xì)分，但這類政策變化應(yīng)由對(duì)采購(gòu)職能負(fù)直接責(zé)任的主管層來(lái)處理。
4．步驟
步驟是政策實(shí)施的正式部署。一組包含一系列運(yùn)作的相關(guān)步驟群稱為系統(tǒng)。它為管理者及員工提供某項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息和指導(dǎo)。