項(xiàng)目研發(fā)階段的管理方法和工具
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說起產(chǎn)品開發(fā)的管理問題，是許多自主產(chǎn)品開發(fā)的公司最為頭痛的事，在公司內(nèi)可能不缺乏技術(shù)專家，但缺乏能帶領(lǐng)一支技術(shù)隊(duì)伍的管理人才，中國(guó)的技術(shù)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)往往是“T”型，即只懂技術(shù)，而最有價(jià)值的人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)為“╥”型，即既懂業(yè)務(wù)，又懂管理的人才。
但在現(xiàn)實(shí)的勞動(dòng)力市場(chǎng)中要找到這樣的合適人才是非常困難的。本文的目的就是想通過提供一套實(shí)用的項(xiàng)目管理方法和工具，供在實(shí)際工作中的產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理參考。
在美國(guó)一個(gè)完整產(chǎn)品的開發(fā)周期一般為6-8個(gè)月。而在中國(guó)企業(yè)，就算工作效率較高的民營(yíng)企業(yè)，一個(gè)完整產(chǎn)品的開發(fā)周期一般為1年到1年半，恰恰為國(guó)際先進(jìn)企業(yè)一倍以上。可以說在中國(guó)企業(yè)中沒有產(chǎn)品開發(fā)的項(xiàng)目管理，而只有項(xiàng)目跟蹤。我們來分析一下項(xiàng)目管理中的突出問題。
一. 無效的項(xiàng)目計(jì)劃導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行混亂
這首先要從我們中國(guó)人的行為習(xí)慣來看，我們往往認(rèn)為過多的時(shí)間花在計(jì)劃上,那是浪費(fèi)，如果你總是在討論計(jì)劃，公司老板可能也會(huì)認(rèn)為你只說不練，怎么總是沒有行動(dòng)。而項(xiàng)目經(jīng)理的習(xí)慣也是先行動(dòng)，不行了再改。由于在項(xiàng)目開始階段沒有充分考慮對(duì)人員的需求、元材料的需求、部門配合的需求、技術(shù)研究的需求，開始時(shí)往往對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度過于樂觀，因此在項(xiàng)目執(zhí)行過程中往往想不起當(dāng)初的項(xiàng)目計(jì)劃是什么，只能是被動(dòng)應(yīng)戰(zhàn)，今天缺人就去找人，明天缺器件就去買器件，而且產(chǎn)品開發(fā)的各功能塊開發(fā)進(jìn)度在時(shí)間上不能很好吻合。因此，相當(dāng)一部分時(shí)間處于等待狀態(tài)，大家經(jīng)常說忙的忙死，閑的閑死，就是項(xiàng)目無管理的后果。
二. 沒有共享其它項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)
由于在產(chǎn)品開發(fā)過程中沒有有效的規(guī)劃、沒有過程記錄、沒有功能模塊的標(biāo)準(zhǔn) 化，甚至于沒有完整的項(xiàng)目成果資料，項(xiàng)目一結(jié)束人一走，其他人就很難弄清楚詳細(xì)的設(shè)計(jì)資料，尤其是軟件，很少有人能弄清楚別人編的軟件。由于這種狀況，每次開發(fā)一個(gè)新產(chǎn)品什么都得重新開發(fā)，幾乎不可能共享其它項(xiàng)目的開發(fā)成果，除非是由同一個(gè)人來開發(fā)。
三. 項(xiàng)目經(jīng)理沒有管理經(jīng)驗(yàn)
項(xiàng)目經(jīng)理往往是由掌握產(chǎn)品技術(shù)最好的人擔(dān)任，他們是很好的技術(shù)尖子，但往往缺乏基本的管理技巧，也不善于與人溝通，個(gè)人優(yōu)秀但不能使團(tuán)隊(duì)變得優(yōu)秀。因此有些公司嘗試讓MBA畢業(yè)的人來當(dāng)產(chǎn)品項(xiàng)目經(jīng)理，使其發(fā)揮組織與協(xié)調(diào)的作用。
如果要羅列問題還可以說很多很多，在此就不多費(fèi)筆墨，我們還是來討論一下有效的項(xiàng)目管理方法和工具是什么，主要概括如下：
1. 項(xiàng)目計(jì)劃的全面性
項(xiàng)目計(jì)劃并不是僅僅在產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)前做一個(gè)工作計(jì)劃，它應(yīng)該包括從產(chǎn)品概念提出到產(chǎn)品退出市場(chǎng)的全過程。
在上圖的每一個(gè)階段，都應(yīng)有1-2個(gè)以上的計(jì)劃段，因此項(xiàng)目計(jì)劃全面性指的第一個(gè)內(nèi)涵是產(chǎn)品全過程的分階段計(jì)劃。全面性的第二個(gè)內(nèi)涵是指產(chǎn)品開發(fā)過程并不只是開發(fā)部的事，例如在概念階段需要市場(chǎng)、制造、財(cái)務(wù)等部門的投入，市場(chǎng)部門的投入能從用戶的用度來看產(chǎn)品是否有使用價(jià)值和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì);而在測(cè)試階段需要生產(chǎn)部門的投入。全面性的第三個(gè)內(nèi)涵指的是不僅在需要整體的產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃，而且在總體計(jì)劃下還要制定更加具體的二級(jí)、三級(jí)計(jì)劃。
項(xiàng)目計(jì)劃的關(guān)鍵要素:
(1)計(jì)劃的完整性：
● 產(chǎn)品的研發(fā)計(jì)劃是否符合整個(gè)產(chǎn)品線的規(guī)劃和產(chǎn)品的版本規(guī)劃;
●是否包括產(chǎn)品全流程的計(jì)劃;
●計(jì)劃階段、開發(fā)與驗(yàn)證階段是否有相應(yīng)的組織保障;
●是否提出明確的資源需求并且資源得到保證;
●是否進(jìn)行物流計(jì)劃的風(fēng)險(xiǎn)分析;
● 是否包括研發(fā)計(jì)劃的過程監(jiān)控;
(2)計(jì)劃的層次性：
●是否按照“總體規(guī)劃、分段細(xì)化”的原則分階段制定計(jì)劃;
● 各層次之間的邏輯關(guān)系是否清晰明確;
●每一項(xiàng)具體的活動(dòng)是否分解到個(gè)人。
(3)計(jì)劃的合理性：
●產(chǎn)品的研發(fā)進(jìn)度是否符合市場(chǎng)的需求;
●產(chǎn)品的技術(shù)難度和解決情況是否支撐所作的研發(fā)計(jì)劃;
●資源需求是否合理，并且可以得到保障;
●關(guān)鍵物料的貨期是否影響整個(gè)產(chǎn)品的研發(fā)計(jì)劃;
●分級(jí)分層的計(jì)劃制定是否合理;
● 是否包含了全部開發(fā)的模塊;
●與上下、周邊計(jì)劃是否吻合，與周邊計(jì)劃配合點(diǎn)是否明確標(biāo)注;
●整個(gè)產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃的關(guān)鍵路徑是否清晰明了，并且里程碑的設(shè)置合理;
●每個(gè)活動(dòng)是否有啟動(dòng)和結(jié)束的標(biāo)志。
2. 項(xiàng)目管理的過程與模式
計(jì)劃是項(xiàng)目管理的開始，為了高質(zhì)量按時(shí)完成各階段的計(jì)劃，必須對(duì)項(xiàng)目工作過程進(jìn)行管理。
它是一個(gè)循環(huán)管理過程，是一個(gè)不斷地設(shè)定目標(biāo)、實(shí)施目標(biāo)、分析目標(biāo)和改進(jìn)目標(biāo)的過程。
3. 項(xiàng)目實(shí)施的資源管理
資源主要包括人、財(cái)、物。資源管理的核心任務(wù)就是要配置現(xiàn)有和未來的資源以滿足項(xiàng)目的需求。
資源管理的主體是
人力資源管理。其關(guān)鍵要點(diǎn)是建立項(xiàng)目資源池，以保證項(xiàng)目實(shí)施過程中資源調(diào)配和管理的方便，項(xiàng)目資源池是動(dòng)態(tài)的，在全公司范圍內(nèi)對(duì)員工的專業(yè)技能和特長(zhǎng)進(jìn)行分析，并錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，當(dāng)項(xiàng)目過程中需要某一人力資源時(shí)，可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找，尋求合適的人才。
在資源沖突時(shí)，調(diào)配資源的原則如下：
(1) 合理利用時(shí)差：遵循“向關(guān)鍵產(chǎn)品要時(shí)間，向非關(guān)鍵產(chǎn)品要資源”的原則，充分利用非關(guān)鍵產(chǎn)品上資源的時(shí)差來配置資源。
(2) 采用任務(wù)承接方式：如果資源池中尋求不到合適人才，采用將相關(guān)的任務(wù)打包的方式將相關(guān)開發(fā)任務(wù)分派下去，在產(chǎn)品項(xiàng)目?jī)?nèi)部安排如期完成開發(fā)任務(wù)。
(3) 任務(wù)延遲：在資源確實(shí)保證不了項(xiàng)目進(jìn)程時(shí)，只能通過時(shí)間和成本平衡，延遲項(xiàng)目開發(fā)過程。
(4) 項(xiàng)目管理：對(duì)于通過以上方式均解決不了資源問題，只能將一些不是非常重要的項(xiàng)目取消，以釋放一些資源滿足重點(diǎn)項(xiàng)目的需求。
4. 項(xiàng)目過程控制
項(xiàng)目過程控制是項(xiàng)目管理中最難的部分，它包括產(chǎn)品研發(fā)的全過程，具體有決策評(píng)審點(diǎn)設(shè)置、計(jì)劃修改、項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目測(cè)評(píng)等。
(1)階段決策評(píng)審點(diǎn)
概念決策評(píng)審：概念決策評(píng)審點(diǎn)需要對(duì)產(chǎn)品是否進(jìn)入計(jì)劃階段給出明確的結(jié)論。主要評(píng)審內(nèi)容包括產(chǎn)品的市場(chǎng)定位及經(jīng)濟(jì)可行性、產(chǎn)品規(guī)格的合理性及關(guān)鍵技術(shù)解決的可行性、產(chǎn)品采購(gòu)及制造策略、產(chǎn)品開發(fā)綜合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。
計(jì)劃決策評(píng)審：計(jì)劃決策評(píng)審點(diǎn)需要對(duì)產(chǎn)品是否進(jìn)入開發(fā)階段給出明確的結(jié)論。主要評(píng)審內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、系統(tǒng)總體方案、各分項(xiàng)方案、產(chǎn)品計(jì)劃及預(yù)算等。
市場(chǎng)決策評(píng)審：市場(chǎng)決策評(píng)審點(diǎn)通過對(duì)市場(chǎng)形勢(shì)和產(chǎn)品情況的權(quán)衡，確定產(chǎn)品進(jìn)入市場(chǎng)的計(jì)劃、節(jié)奏和策略，以及后續(xù)產(chǎn)品計(jì)劃(包括物料、產(chǎn)品測(cè)試、驗(yàn)證、數(shù)據(jù)、文檔、資料等)。
生命周期決策評(píng)審：根據(jù)產(chǎn)品的市場(chǎng)和技術(shù)發(fā)展情況決定產(chǎn)品何時(shí)停止銷售、停止制造、停止支持等。
(2)項(xiàng)目計(jì)劃滾動(dòng)
項(xiàng)目計(jì)劃滾動(dòng)的操作過程：
●評(píng)估項(xiàng)目組計(jì)劃的延遲，根據(jù)標(biāo)注的配合點(diǎn)通知調(diào)整相關(guān)計(jì)劃，判斷對(duì)項(xiàng)目總計(jì)劃的影響;
● 評(píng)估項(xiàng)目總計(jì)劃的延遲，要對(duì)項(xiàng)目總計(jì)劃進(jìn)行修改，向產(chǎn)品計(jì)劃處申請(qǐng)滾動(dòng)計(jì)劃。
● 所有滾動(dòng)后的計(jì)劃要與真實(shí)工作進(jìn)度相吻合，并符合計(jì)劃制定的要素，滿足完整性、層次性和合理性的要求;
●用各層計(jì)劃的統(tǒng)計(jì)測(cè)評(píng)來牽引計(jì)劃的執(zhí)行和滾動(dòng)。
(3)項(xiàng)目例會(huì)
項(xiàng)目例會(huì)的典型會(huì)議議程：
●自上次項(xiàng)目例會(huì)以來的主要成就;
●項(xiàng)目的進(jìn)度情況;
● 財(cái)務(wù)狀況(實(shí)際與計(jì)劃對(duì)照，包括對(duì)偏離計(jì)劃的情況作出清楚的解釋);
● 重大問題及行動(dòng)計(jì)劃;說明向公司領(lǐng)導(dǎo)要求的特定援助，以及向公司內(nèi)部任何職能部門要求的特定援助;
●下階段的工作計(jì)劃;
●特許會(huì)議議題(具有緊迫性的議題);
●決定下次回顧檢查會(huì)的召開時(shí)間。
(4)項(xiàng)目的質(zhì)量控制
●制定質(zhì)量保證計(jì)劃;
●基線的設(shè)定和嚴(yán)格的規(guī)格更改控制;
●對(duì)開發(fā)全過程需求、規(guī)格和配置的監(jiān)控;
●階段的技術(shù)評(píng)審-規(guī)格和方案評(píng)審、概要設(shè)計(jì)評(píng)審、詳細(xì)設(shè)計(jì)評(píng)審、單元測(cè)評(píng)評(píng)審、樣機(jī)評(píng)審;
●系統(tǒng)測(cè)試、一致性測(cè)試及可生產(chǎn)性的驗(yàn)證;
(5)項(xiàng)目的總結(jié)與過程審計(jì)
項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目完成后，應(yīng)編寫項(xiàng)目總結(jié)，說明實(shí)際取得的開發(fā)結(jié)果，并對(duì)整個(gè)開發(fā)工作的各方面作出評(píng)價(jià)，其內(nèi)容包含以下幾個(gè)方面：
●項(xiàng)目進(jìn)展整體狀況
●項(xiàng)目組人員及考核總結(jié)
● 產(chǎn)品質(zhì)量及開發(fā)方法
●文檔完成情況
●獲得經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)
●其它
(6)項(xiàng)目測(cè)評(píng)
按照“準(zhǔn)確規(guī)劃，快速實(shí)施、質(zhì)量保證、成本控制、推出有競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品與流程執(zhí)行”六個(gè)方面設(shè)置。測(cè)評(píng)指標(biāo)構(gòu)成：
●準(zhǔn)確規(guī)劃——規(guī)劃質(zhì)量、規(guī)格符合度、技術(shù)評(píng)審要素通過率;
●快速實(shí)施——開發(fā)計(jì)劃完成率;
●質(zhì)量保證——問題管理力度、規(guī)范遵從度、產(chǎn)品成熟度;
●成本控制——預(yù)算正確率、毛利率、銷售計(jì)劃完成率;
●市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力——客戶滿意度、產(chǎn)品故障率目標(biāo)完成率、技術(shù)支持力度;
●流程執(zhí)行——主要流程執(zhí)行符合度。
5. 項(xiàng)目經(jīng)理的角色定位及任職條件
(1)項(xiàng)目經(jīng)理定義
項(xiàng)目經(jīng)理：即項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的組織、計(jì)劃、實(shí)施及控制的過程，以保證項(xiàng)目目標(biāo)的成功實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目管理的核心。
項(xiàng)目經(jīng)理與功能部門經(jīng)理的區(qū)別：
部門經(jīng)理是某領(lǐng)域的專家，是直接的技術(shù)監(jiān)督者，主要負(fù)責(zé)本部門的技術(shù)規(guī)劃、人員培養(yǎng)及管理工作。善于應(yīng)用“分析”的方法解決問題。
項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該是一個(gè)通才，不一定是某領(lǐng)域?qū)＜遥仨毦邆淙鞒痰呢S富經(jīng)驗(yàn)與廣闊的知識(shí)背景。善于運(yùn)用“系統(tǒng)”的方法解決問題。
(2)項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任：
●對(duì)公司應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任
●保證項(xiàng)目目標(biāo)與公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)相一致
●對(duì)公司分配給項(xiàng)目的資源進(jìn)行適當(dāng)管理，保證資源充分利用
●與公司決策層溝通、匯報(bào)對(duì)項(xiàng)目應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任
●對(duì)項(xiàng)目成功負(fù)責(zé)
●保證項(xiàng)目的整體性對(duì)項(xiàng)目組成員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任
●提供良好工作環(huán)境與氛圍
●績(jī)效考評(píng)
(3)項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力：
●對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行組織，挑選項(xiàng)目組成員的權(quán)力
●制定項(xiàng)目有關(guān)決策的權(quán)力
●對(duì)項(xiàng)目所獲得的資源進(jìn)行分配的權(quán)力項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力大小取決于2點(diǎn)：
項(xiàng)目在組織中的地位
項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)形式
(4)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備能力：
●獲得充分資源的能力;
●組織及組建團(tuán)隊(duì)的能力;
●權(quán)衡項(xiàng)目目標(biāo)的能力;
●應(yīng)付危機(jī)及解決沖突的能力;
●談判及廣泛溝通的能力;
●領(lǐng)導(dǎo)才能及管理技能;
●技術(shù)能力;
●創(chuàng)業(yè)能力。
(5)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備素質(zhì)：
素質(zhì)特征：
●有管理經(jīng)驗(yàn)，是一個(gè)精明而講究實(shí)際的管理者;
●有個(gè)性魅力，使項(xiàng)目組成員快樂而有生氣;
●有全流程的豐富的工作經(jīng)驗(yàn);
●具有創(chuàng)造性思維;
●具有靈活性，同時(shí)具有組織性和紀(jì)律性。
性格特征：
●誠(chéng)實(shí)、正直、熱情;善解人意;
●善于溝通、反應(yīng)敏捷;
●自信、有進(jìn)取心、果斷、堅(jiān)韌不拔